La gestión documental se encarga del tratamiento de los documentos desde antes de que sean producidos hasta su eliminación o conservación permanente. Su finalidad es garantizar que los documentos se mantengan auténticos, íntegros, fiables y accesibles durante todo su ciclo vital.
Los costes que reduce la gestión documental varían en función del alcance y el objetivo del proyecto. Típicamente, incluyen horas de trabajo, espacio de almacenamiento, mobiliario y consumibles. Sin duda, una de las principales ventajas de gestionar electrónicamente nuestra documentación es que disminuye mucho el tiempo dedicado a localizar documentos y a tareas rutinarias como la extracción de datos.
La reducción de costes no siempre se deriva de la reducción de costes operativos. Gestionar adecuadamente la documentación reduce también el riesgo de incumplir el marco normativo y legal al que está sujeta la organización, cuyo incumplimiento suele ser sancionado con multas que aumentan en función de la gravedad.
Las tecnologías de reconocimiento óptico de caracteres, más conocidas como OCR, permiten automatizar procesos que impliquen captura de datos, como la tramitación de un pedido recibido por correo electrónico o el archivo de documentación. El OCR open source más preciso es Tesseract, creado por HP y desarrollado desde 2006 por Google, pero existen también Cuneiform y GOCR.
Los programas de gestión documental suelen permitir diseñar y ejecutar flujos de trabajo, ya sea por medio de su propio motor o mediante su integración con herramientas externas como jBPM. El resultado es que podemos automatizar procesos de negocio como la aprobación de un contrato, la revisión de un procedimiento o la selección de personal.
Los gestores documentales también nos permite definir tareas asociadas a eventos o tareas periódicas, gracias a las cuales automatizamos la eliminación de documentos, la importación y exportación de datos entre diferentes sistemas, la conversión de un formato a otro, la encriptación de documentos sensibles, etc.
Cada proyecto de gestión documental es diferente. Por eso, no ofrecemos servicios ni productos cerrados, sino que te escuchamos y te proponemos una solución adaptada a tu necesidad. Realizamos una primera toma de requisitos sin compromiso y elaboramos un presupuesto a medida en el que detallamos con total transparencia el coste de cada producto y servicio.
También disponemos de una tarifa por hora si lo que necesitas es asesoramiento o soporte técnico puntual. Ponte en contacto con nosotros para solicitar más información.
Uno de los falsos mitos más arraigados sobre el software libre es que significa software gratuito. No es la gratuidad lo que define el software libre, sino la libertad de usarlo, estudiarlo, distribuirlo y mejorarlo. De hecho, encontraremos software gratuito que no es libre y software de pago que es libre.
El ejemplo más característico de la primera situación es el software pirata, ya que el programa se utiliza y distribuye sin el consentimiento del propietario. También podemos mencionar el freeware, que es un tipo de software sin coste que no se puede estudiar ni mejorar libremente, ya que el desarrollador no ha publicado el código fuente.
A la inversa, tenemos programas que reúnen las cuatro libertades y se pueden adquirir en modalidades de pago. El caso más típico es cuando pagamos por servicios adicionales. Nosturi apuesta por un modelo de negocio en el que no pagas por el software, sino por servicios como su instalación y parametrización, formación, desarrollos a medida, etc.
El software libre no solo es un movimiento social que promueve la colectivización del conocimiento, sino también una metodología de desarrollo de software que cada vez recibe más apoyo de las empresas y las administraciones. Las razones de esta popularidad son múltiples: menor coste total de la solución, menor dependencia del proveedor, mayor oferta de soporte, mayor facilidad para evaluar la herramienta antes de su implementación, etc.
Gestores documentales libres como OpenProdoc y OpenKM ofrecen a un coste menor el mismo abanico de funcionalidades que sus alternativas privativas, reciben actualizaciones periódicamente y son compatibles con los principales estándares tecnológicos y normativos del sector.
El software libre es muy popular en sectores que dependen especialmente de la seguridad, como el bancario. Gracias a la libertad de estudiar y mejorar el código fuente, la comunidad de desarrolladores y usuarios puede encontrar y arreglar antes las vulnerabilidades.
Está demostrado que la seguridad por oscuridad no funciona. Cuando una empresa oculta el código de un programa, nos oculta deliberadamente posibles vulnerabilidades a los usuarios, que no podemos tomar medidas ante lo que no conocemos.
Además, herramientas de gestión documental libres como OpenProdoc permiten encriptar repositorios enteros sin necesidad de software adicional, algo muy útil para proteger datos confidenciales.
El grado de soporte varía mucho de una aplicación a otra. Herramientas de uso profesional como los gestores documentales suelen tener detrás comunidades muy activas y empresas, por lo que la oferta de soporte es bastante amplia.
Nosturi proporciona soporte para todas las herramientas con las que trabaja.
Estamos especializados en tecnologías de software libre y de código abierto como OpenProdoc, OpenKM y AtoM. Todas estas aplicaciones se pueden descargar libremente en sus sitios web o repositorios oficiales. También puedes solicitarnos una demo sin compromiso.
Si eres un profesional independiente o tu organización no dispone de personal especializado en ciberseguridad, probablemente te resulte más seguro y económico almacenar datos en un servidor proporcionado por un proveedor de confianza. Antes de contratar un servicio de este tipo, hay que asegurarse de las medidas de seguridad tomadas por el proveedor, el grado de privacidad de los datos, etc.
Recuerda que soluciones gratuitas como Google Drive no son una opción si manejas datos personales o confidenciales.
