Análisis de OpenProdoc 2.3

Publicado el 14 de mayo de 2019 por en ECM, Software libre

El pasado mes de abril se liberó OpenProdoc 2.3. Una versión cargada de novedades como el nuevo módulo de contribución, desarrollado para el archivo 2.0. En esta entrada analizaremos los cambios introducidos. Pero, antes de nada, recordemos qué es OpenProdoc y qué lo diferencia de otros productos de gestión documental.

OpenProdoc 2.3: un gestor documental profesional…

OpenProdoc ofrece las funcionalidades esenciales para gestionar la documentaciónde una organización:

  • Clasificación y descripción de documentación.
  • Búsqueda por metadatos y texto libre.
  • Control de versiones.
  • Definición de tipos de documentos y carpetas.
  • Gestión de tesauros.
  • Gestión de reglas de acceso.
  • Programación de tareas.
  • Importación y exportación de documentos.
  • Generación de informes.
  • Trazas de auditoría y encriptación de repositorios.
  • Integración con tecnología OCR.

A nivel técnico, se caracteriza por su gran optimización. Las pruebas de carga demuestran que puede insertar 200.000 documentos/hora. Esto lo convierte en un programa ideal para las organizaciones más exigentes.

Se trata, también, de una herramienta multiplataforma. Fiel al principio WORA (“Write Once, Run Anywhere”), OpenProdoc es compatible con distintos:

  • Sistemas operativos (GNU/Linux, Microsoft Windows y macOS).
  • Servidores de aplicaciones (Tomcat, GlassFish, Jetty…).
  • Bases de datos (MySQL, MariaDB, PostgreSQL, Oracle…).
  • Navegadores (Firefox, Chrome, Edge…).

Finalmente, cuenta con una modalidad portable que proporciona acceso a toda la funcionalidad sin necesidad de instalar la herramienta. Esta modalidad es ideal para quienes deseen evaluar el producto, realizar pruebas de concepto, aprender a usar un gestor de documentos electrónicos, disponer de un gestor documental personal o entregar documentación digitalizada a un cliente.

¡… y totalmente libre!

Como ya hemos tenido ocasión de destacar en otras ocasiones, OpenProdoc es una herramienta cien por cien libre y de código abierto. Eres libre de ejecutar, estudiar, modificar y distribuir la aplicación. Con la única condición de mantener la licencia original (AGPLv3) en todos los productos derivados.

Las ventajas del software libre sobre sus alternativas privativas son muchas:

  • Menor coste total de la solución.
  • Mayor seguridad y privacidad.
  • Facilidad para personalizar e integrar la herramienta.
  • Colaboras con otras organizaciones en el desarrollo del software que necesitáis.

Todo esto hace de OpenProdoc un gestor documental profesional a un coste mucho menor que sus alternativas privativas.

Quizá uno de los mayores inconvenientes de OpenProdoc sea el diseño de su interfaz. A pesar de resultar muy limpia y cómoda para tareas de administración, es menos indicada para un usuario que solo necesita añadir, editar o buscar documentos. Una carencia que se suple, en parte, gracias al punto de consulta simplificado (OPAC) incluido por defecto y a las nuevas funcionalidades que se están desarrollando.

Infografía: 5 falsos mitos sobre el software libre

Módulo de contribuciones

La principal novedad de OpenProdoc 2.3 es el módulo de contribuciones. Este módulo permite que usuarios externos al archivo donen y describan documentación. La documentación aportada a través de este módulo es posteriormente revisada por el personal del archivo. Éste puede decidir si el contenido se publica o no, y con qué modificaciones en su descripción.

Hasta la fecha, ningún software para archivos incorporaba esta funcionalidad. Se trata de una aportación muy innovadora y muy útil para las instituciones que no se conforman con compartir sus fondos en la red y desean que sus usuarios participen en la construcción del archivo.

El módulo de contribución ha sido posible gracias a la financiación de Greenpeace España, que necesitaba desarrollar e implementar esta funcionalidad en su archivo histórico y decidió hacerlo de forma que otras organizaciones pudieran beneficiarse de la innovación. Software libre no significa software gratuito y tenemos que agradecer el apoyo de las organizaciones que sostienen proyectos libres y de código abierto.

Otras novedades de OpenProdoc 2.3

Además del módulo de contribuciones, OpenProdoc 2.3 incorpora:

  • Búsquedas más inteligentes, gracias a la posibilidad de definir un algoritmo de stemming y una lista de palabras vacías al crear un repositorio de indexación por texto completo.
  • Opción para generar informes del contenido de la carpeta actual.
  • Opción para crear paquetes de tipos documentales, tesauros y estructuras de carpetas y documentos.
  • Mayor control de sesiones y recursos, así como monitorización de uso y usuarios conectados.
  • Mejoras menores y correción de errores.

Cabe destacar la mejora en el comportamiento de Apache Lucene. Ahora, el motor de búsqueda es más inteligente. Cuando se introduce una palabra en la caja de búsqueda por texto libre, no devuelve solo coincidencias estrictas, sino cualquier término con la misma raíz. Además, ignora cualquier término incluido en la lista de palabras vacías, lo que reduce el ruido documental.

La actualización a la versión 2.3 es necesaria si quieres beneficiarte del tema responsive Athena y un nuevo plugin de notificaciones. Contribuciones de la comunidad que se suman a la herramienta de conversión de CSV a XML CSV2OPD 1.1, de la que hablamos en una entrada anterior.

Espero que esta entrada te haya resultado interesante. Como de costumbre, te animo a compartir tus dudas y sugerencias en la caja de comentarios.

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