Publicado el 10 de enero de 2019 por Guillermo en Privacidad, Software libre
La gestión y protección de datos es un área fundamental para cualquier organización. La entrada en vigor del RGPD y de la nueva Ley de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales ha cambiado las obligaciones sobre los datos personales recogidos por una organización. Además, una mala gestión de los datos y los documentos implica riesgos de los que no solemos darnos cuenta a tiempo.
Uno de los ámbitos donde más impacta la nueva normativa de protección de datos es el marketing digital. El uso de internet para promocionar productos y servicios, posicionar la marca y conseguir ventas es esencial en los tiempos que corren para casi cualquier organización. Herramientas de uso común en el marketing digital como las listas de distribución, los formularios web o los servicios de analítica web están afectados por los cambios normativos.
Además, las organizaciones que recogen datos personales están obligadas a disponer de una política de privacidad pública. Ésta debe explicar al menos:
Las organizaciones con más de 250 empleados y/o que recojan datos sensibles, tienen la obligación adicional de prevenir, notificar e investigar brechas de seguridad. Para ello, deben registrar las actividades de tratamiento, utilizando, por ejemplo, trazas de auditoría.
Además de datos personales, todas las organizaciones gestionan datos de cualquier naturaleza en el desarrollo de su actividad. Me refiero, por supuesto, a los documentos. Documentos que hoy pueden estar en formatos muy variados: PDF, papel, correo electrónico, imagen, audio, etc
Como expliqué en una entrada sobre el retorno de inversión, los proyectos de gestión documental tienen fama de ser caros. Sin embargo, cuando calculamos su ROI vemos que ofrecen un gran rendimiento desde el punto de vista financiero. Éste se deriva sobre todo de la reducción de costes.
La gestión documental ayuda a las organizaciones que están caminando hacia entornos de trabajo sin papel a que su documentación se mantenga auténtica, fiable, íntegra y usable durante todo su ciclo vital, minimizando de este modo los riesgos de una mala gestión documental. Además, una buena gestión documental mejora los procesos y permite automatizar tareas rutinarias como el archivo de documentación o la tramitación de pedidos.
Me gustaría ayudarte a que conozcas mejor los costes asociados a una mala gestión y protección de datos y cómo reducirlos gracias al sotware libre. Por ello, desde Nosturi hemos organizado con nuestros amigos de Negocio Responsable el primer Curso práctico de gestión empresarial responsable y emprendimiento sostenible.
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Espero que esta entrada te haya resultado interesante y, como de costumbre, te animo a compartir tus dudas y sugerencias en la sección de comentarios.
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