¿Qué es un esquema de metadatos?

Publicado el 30 de octubre de 2018 por en Descripción archivística, ECM

El esquema de metadatos es el instrumento de gestión documental que más nos confunde. Tanto a las personas cuyo trabajo no está relacionado con la gestión documental como a aquellas que llevan poco tiempo en la profesión se les atraganta. Hace un tiempo expliqué cómo crear e implementar un esquema de metadatos. Hoy veremos qué son los metadatos y para qué sirven, qué tipo de metadatos hay y qué es exactamente un esquema de metadatos.

Metadatos: datos sobre datos

Para entender mejor qué es metadato, imagina un libro en una biblioteca. Además del texto escrito por el autor o los autores, el libro presenta una portada (donde se muestra el título, el nombre del autor y la editorial), una página de créditos (donde, además de los datos de la portada, se consignan la fecha de la edición, el ISBN, los derechos de autor, etc.), una tabla de contenidos, una sinopsis, una signatura, etc. Si el texto del autor son los datos, el título, el nombre del autor y el resto de datos auxiliares serían sus metadatos.

Así, los metadatos son etiquetas que sirven para describir el contenido de un recurso de información.

Metadatos de un libro

Algunos de estos datos se reflejan en la ficha catalográfica del libro, donde además se pueden indicar otros metadatos, como la descripción física (páginas, cm), el idioma o las temáticas. Cuando introducimos el nombre de un autor o una temática en el buscador de la biblioteca, se muestran todos los libros descritos con ese nombre de autor o esa temática. Gracias a estos metadatos, podemos encontrar e identificar los libros que buscamos. Decimos, así, que sirven para recuperar y contextualizar información (en este caso, el texto principal que contiene un libro).

Los buscadores web nos han acostumbrado a recuperar información por texto libre. Este tipo de buscadores indexa el contenido del recurso de información y permite al usuario encontrar todos los recursos que contengan una determinada cadena de caracteres. Aunque resulta muy útil, suele devolver demasiada información poco relevante para el usuario. Por este motivo, complementamos las búsquedas por texto libre con búsquedas por metadatos. Éstas nos permiten reducir este “ruido documental” y obtener resultados más relevantes.

Algo más que etiquetas para recuperar información

Si bien el objetivo principal de los metadatos es recuperar información relevante y contextualizada, cada vez hay más usuarios más interesados por el metadato en sí que por el dato al que hace referencia. Este “usuario de datos”, como lo ha denominado Sonia Ranade, no utiliza los metadatos para encontrar un documento, sino que analiza esos metadatos a gran escala utilizando sus propios métodos e instrumentos de análisis de datos. Un caso trivial puede ser conocer todas las ocurrencias de una misma temática en el catálogo de una biblioteca. La reutilización de estos datos sobre datos ofrece muchas posibilidades en diversos ámbitos.

Otra función de los metadatos es mantener una trazabilidad sobre el uso de los documentos. De esta manera, se puede saber quién ha añadido, consultado, editado o eliminado un documento. Estos metadatos, también denominados trazas de auditoría, se utilizan en un sistema de gestión documental para proteger datos confidenciales o particularmente sensibles.

Tipos de metadatos

Como hemos visto, no todos los metadatos cumplen la misma función. Tenemos metadatos que identifican la entidad, que le dan contexto, que establecen su uso, que almacenan trazas de auditoría, etc. Así, decimos que existen varios tipos de metadatos dependiendo de su uso. El estándar ISO 23081-2 distingue, concretamente, seis tipos de metadatos:

  1. Identificación (identificador único, tipo de entidad, etc.).
  2. Descripción (título, autor, fecha, temática, etc.).
  3. Uso (idioma, permisos, etc.).
  4. Plan de eventos (tareas asociadas al documento).
  5. Historial de eventos (control de versiones y trazas de auditoría).
  6. Relación (entidades relacionadas).

Tipos de metadatos que podemos representar de esta manera:

Tipos de metadatos según la ISO 23081-2

Todos los gestores documentales generan por defecto una serie de metadatos de identificación, uso, plan de eventos, historial de eventos y relación y dejan a elección de la organización los grupos de metadatos descriptivos asociados a cada carpeta o documento. El esquema de metadatos puede recoger solamente los metadatos descriptivos que se van a agregar a cada carpeta o documento a mayores de los metadatos que le asocia por defecto la aplicación, o bien todos los metadatos necesarios de cada tipo.

¿Qué es el esquema de metadatos?

El esquema de metadatos es el instrumento de gestión documental que indica la plantilla de metadatos para cada tipo de documento o carpeta de un sistema de gestión documental. Un esquema de metadatos completo no debe limitarse a indicar qué metadatos están disponibles para cada entidad. También debe informar acerca del uso de cada metadato: qué tipo de dato es (fecha, texto libre, número entero, valor de una lista, etc.), si es obligatorio, si es multivaluado, etc.

Si se va a utilizar listas de valores controlados, también deberíamos definir en el esquema de metadatos los términos disponibles inicialmente en cada una de estas listas.

Un esquema de metadatos se puede representar en una tabla. Personalmenteme, me resulta mucho más claro un diagrama UML como el que se utiliza para representar el modelo de una base de datos.

Ejemplo de un esquema de metadatos

Ejemplo de esquema de metadatos

En este esquema de metadatos, todos los documentos de la organización tendrán, como mínimo, los siguientes metadatos:

  • Título (texto libre, obligatorio).
  • Propietario (valor de una lista, obligatorio).
  • Fecha (fecha, obligatorio).

Además de estos metadatos (que el tipo de documento “Factura” hereda del tipo de documento “Documento base”), las facturas tendrán los siguientes metadatos:

  • Cliente (valor de una lista, obligatorio).
  • Concepto (texto libre, obligatorio).
  • Importe total (decimal, obligatorio).
  • Pagada (booleano, obligatorio).
  • Notas (texto libre, opcional).

Los valores disponibles para los campos “Propietario” y “Cliente” se seleccionarán de dos listas.

Gracias a este esquema de metadatos, podremos buscar todas las facturas que cumplan unas condiciones concretas. Por ejemplo, todas las facturas impagadas del cliente Planet Express; todas las facturas de importe superior a 600 euros; todas las facturas pagadas del año 2017, etc.

Espero que esta entrada te haya resultado interesante. Como de costumbre, te animo a compartir tus opiniones y sugerencias en la sección de comentarios. Si no quieres perderte más contenido como éste, suscríbete en la columna de la derecha o sigue nuestro feed RSS.

 

2 respuestas a “¿Qué es un esquema de metadatos?”

  1. María José Cantero dice:

    Explicas muy bien. Gracias! Muy interesante

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