Entrevista a Joaquín Hierro (OpenProdoc)

Publicado el 20 de febrero de 2018 por Guillermo en ECM, Software libre

Coincidiendo con la liberación de la versión 2.1 de OpenProdoc, hoy entrevistamos a su desarrollador: Joaquín Hierro. Joaquín es consultor y arquitecto técnico de gestión documental en ISBAN (Grupo Santander) y cuenta con más de 25 años de experiencia en proyectos relacionados con la gestión documental. En 2011 publicó la primera versión de OpenProdoc, que comenzó como un reto profesional y se ha convertido en una opción libre y de código abierto a considerar seriamente por parte de aquellas organizaciones que estén buscando una solución de gestión documental profesional.

Cuentas en Dokumentalistas que uno de los motivos para desarrollar OpenProdoc fue que no había muchos gestores documentales open source cuando iniciaste el proyecto. ¿Por qué te parecía importante suplir esta carencia?

Hay varios motivos por lo que empecé a desarrollarlo.

Yo llevaba años trabajando a fondo (haciendo labores de administración, desarrollo, parametrización, consultoría,..) con los principales gestores documentales del mercado y veía que surgían muchos productos open source (bases de datos, servidores, sistemas operativos, paquetes ofimáticos…) y no había apenas gestores documentales.

Además, alguno de los productos comerciales que he usado tenía carencias importantes.

Por otra parte, los gestores documentales suelen ser productos muy potentes pero muy complejos, que además requieren muchos recursos para funcionar, lo que supone una barrera de entrada para su difusión.

En función de los anterior me planteé desarrollar un gestor documental open source, que fuera sencillo de utilizar, potente pero que utilizara pocos recursos. Además pensé que integrara algunas funciones que echaba en falta en otros gestores, así como las ventajas que me parecían más interesantes de cada producto que conocía.

¿Qué diferencia a OpenProdoc de otras herramientas de gestión documental de código abierto (Alfresco, Nuxeo, OpenKM, SeedDMS)?

Creo que las características claramente diferenciadoras de OpenProdoc son:

• Disponer de una versión multiusuario Y portable, por lo que puede utilizarse sin instalación, y puede copiarse de un equipo a otro, por ejemplo para un viaje.
• Integrar, además del manejo de documentos y carpetas/expedientes, una gestión de tesauros y gestión de referencias, por lo que con un solo programa se cubre un amplio abanico de información.
• Requerimientos mínimos de ordenador (ocupa 70 megas y puede ejecutarse en un ordenador de solo 1 GB).
• No existe una versión “community” limitada y una versión “enterprise”, solo una versión con todas las funciones necesarias y sin límite de potencia o usuarios.
• Administración delegada, de forma que la gestión puede repartirse entre diversas personas y perfiles.

¿Qué tipo de organizaciones están implementando OpenProdoc?

Al ser open source y poderse descargar libremente, no tengo datos significativos de quien la descarga ni del uso que se hace.

Las instalaciones concretas que conozco están principalmente en ONG, fundaciones y centros de enseñanza.

Cada vez se valora más la seguridad de la información. ¿Es el software libre menos seguro que el software privativo? ¿Qué aporta OpenProdoc desde el punto de vista de la seguridad?

Desde luego, no hay motivo para que el software libre sea menos seguro. Hay cierto consenso en que la seguridad “por ocultación” (desconocer cómo funciona un sistema) no solo no asegura que sea más seguro sino que dificulta que profesionales de diversos lugares puedan analizar y detectar problemas.

La seguridad en los gestores documentales es especialmente importante y compleja, tanto por la posibilidad de que contengan documentos personales que podrían estar cubiertos por el nivel máximo de la LOPD (información médica, política, religiosa, económica), como porque deben reflejar la complejidad de la organización y los procesos de cualquier institución o empresa, permitiendo que solo los usuarios adecuados accedan a los documentos que deben, y en el momento preciso del proceso.

En el caso de OpenProdoc la seguridad es uno de los aspectos en que he hecho más hincapié en la construcción.

Dispone elementos como:

• Perfiles configurables, lo que permite Administración delegada.
• Grupos y subgrupos de usuarios.
• Listas de control de acceso.
• Encriptación de los documentos.
• Posibilidad de almacenar en diversos medios (carpetas, bases de datos, Amazon S3).
• Posibilidad de autenticar los usuarios contra diversas fuentes.
• Trazas de todas las operaciones.

Hay bastante discusión en el mundo del software libre entre los partidarios de las licencias permisivas (Apache, MIT, etc.) y las licencias copyleft (GPL, etc.). ¿Por qué OpenProdoc está licenciado bajo una licencia Affero GPL?

Considero que quien desarrolla un software tiene derecho a elegir su tipo de licencia, más o menos abierta. Todas las opciones me parecen igualmente respetables y válidas.

En mi caso particular he elegido una licencia Affero ya que pienso que, en principio quien use mi software debe ofrecer las mismas condiciones que ofrezco yo (incluso si ofrece un servicio en la Web, que es por lo que he cambiado de GPL a Affero).

No obstante tengo un enfoque multilicencia, de forma que si alguna persona o institución tuviera un proyecto que requiere otra licencia (incluso comercial), estoy abierto a un acuerdo particular.

OpenProdoc 2.1 trae novedades muy interesantes: OPAC, tesauro multivaluado, etc. ¿Qué podemos esperar de las próximas versiones?

Para añadir nuevas funciones a OpenProdoc me guío, tanto por mi conocimiento de los productos de gestión documental, como de los requerimientos o sugerencias de los proyectos o usuarios.

Para la próxima versión tengo estudiado la inclusión de funciones de procesos/BPM, aunque desde luego estoy abierto a estudiar peticiones si alguien necesita alguna función no incluida.

Como aficionado a la ornitología, siempre me ha llamado la atención que el logo de OpenProdoc represente un búho. ¿Cuál es la historia detrás de este logo?

Siempre me han gustado los búhos y desde hace tiempo colecciono figuras de búhos de distintos materiales y lugares del mundo. Cuando decidí construir OpenProdoc, elegí el logotipo de un búho y lo diseñé yo mismo.

Otro motivo para elegir el búho era que es el símbolo de Atenea, la diosa de la sabiduría, las artes y las ciencias (y que hubiera sido el nombre de OpenProdoc si no hubiera existido ya un programa Atenea)

¿Cómo ves el futuro de la gestión documental? ¿Tiene sentido que en algunos postgrados se dedique más tiempo a la paleografía y la historia de las instituciones que a la gestión de documentos electrónicos?

Francamente creo que no se enfoca los estudios donde es más necesario.

En algunas charlas que he dado, hago un cálculo muy sencillo:

• Sumando archivos y bibliotecas, hay en torno a 6.000 en España.
• Si sumamos empresa, autónomos e instituciones, hay más de 6.000.000.

Es decir, existen 1.000 veces más lugares donde se necesita manejar documentos “vivos” y/o electrónicos (facturas, contratos, ofertas, nóminas, estudios,..), y expedientes de todo tipo (contratación, dependencia, proyectos,..) pero los estudios y atención no se centran en ese gran porcentaje de los documentos.

El resultado es que en muchísimos lugares se maneja mal la documentación mientras los especialistas en ello se centran en estudios minoritarios y/o muy teóricos.

¿Quieres añadir algo?

Simplemente animar a probar OpenProdoc, es gratis y muy sencillo. Aunque no se construya una gran sistema ni se utilicen todas sus posibilidades, siempre es más eficaz usar un gestor documental que una carpeta en red.