Publicado el 6 de febrero de 2018 por Guillermo en ECM, Software libre
Hoy reseñamos la nueva versión de OpenProdoc. Ya tuvimos ocasión de mencionar esta solución de gestión documental profesional en nuestro análisis de la versión 2.0. En esta entrada veremos las novedades que trae la versión 2.1, liberada este mes de enero, entre las que destacan la inclusión de una interfaz web de solo consulta y la compatibilidad con tesauros multivaluados. Pero primero repasemos las características de este gestor documental desarrollado por la comunidad.
Una de las características que diferencian a OpenProdoc del resto de alternativas de gestión documental libres es que absolutamente todo su código está publicado en GitHub y lo único por lo que paga el usuario es por los servicios que quiera contratar a una consultora especializada en este programa. Esto no es lo habitual en la mayoría de soluciones de este tipo, basadas en modelos de negocio open core donde se ofrece a los usuarios una versión de pago con funcionalidades recortadas de la versión community. Unas veces, se trata simplemente de funcionalidades de acceso anticipado que acaban siendo liberadas pasado un tiempo, pero en algunos casos estamos hablando de funcionalidades críticas sin las cuales el producto de código abierto se queda muy limitado.
OpenProdoc, que nació como un reto profesional de Joaquín Hierro, se ha convertido en una herramienta cada vez más completa y ofrece de forma libre las principales funcionalidades necesarias en la gestión documental:
Quizá las funcionalidades que más echo en falta sean la compatibilidad con los OCR libres Tesseract y Cuneiform (OpenProdoc solo funciona actualmente con Kofax Capture o ABBYY FineReader) y un motor de flujos de trabajo nativo. Esto no es un problema para organizaciones que ya dispongan de una infraestructura informática consolidada o que solo necesiten un gestor documental, pero puede ser una dificultad para organizaciones interesadas en una solución “todo en uno”.
OpenProdoc está disponible en cuatro modalidades: portable Swing, portable web, cliente Swing y cliente web. La modalidad portable es la seña de identidad de OpenProdoc: no requiere instalación y puede ejecutarse en cualquier equipo que disponga de al menos 1 GB de RAM. Al traer embebidos el servidor de la base de datos y un servidor de aplicaciones, no es necesario instalar tampoco ningún servidor y varios usuarios pueden estar conectados a la vez.
OpenProdoc está desarrollado en Java, de modo que puede ejecutarse en cualquier sistema operativo que disponga de una versión de Java 1.6 o superior y funcionar en un servidor de aplicaciones J2EE. La compatibilidad es una de las máximas de esta herramienta, que funciona en la mayoría de entornos.
Todo esto hace de OpenProdoc un programa muy optimizado y que se puede adaptar a casi cualquier infraestructura informática –desde las más complejas hasta las más rudimentarias–, por lo que alguna vez lo he definido como un “software documental de guerrilla”.
Otra fortaleza de OpenProdoc es su modelo de seguridad, que estuve analizando hace poco para quien necesite información detallada al respecto. La gestión de permisos en esta herramienta utiliza una combinación de listas de control de acceso y de roles. Esto la dota de una gran granularidad y permite aplicar reglas de acceso complejas como las que encontramos en las organizaciones, donde no vale la lógica del “todo o nada”.
La principal novedad que trae OpenProdoc en su versión 2.1 es un OPAC (Online Public Access Catalog) para realizar búsquedas de documentos sin tener que autenticarse en la herramienta. Se trata, básicamente, de una interfaz de consulta como la que encontramos en los sitios web de las bibliotecas. Estas búsquedas se pueden realizar mediante lenguaje controlado, que aprovecha al máximo el potencial de clasificación y descripción de OpenProdoc, o mediante texto libre, como cuando utilizamos un buscador web.
La incorporación de esta funcionalidad resulta especialmente atractiva para archivos y centros documentales que estén buscando una herramienta para difundir a través de la red sus fondos y colecciones.
Otro cambio de OpenProdoc es la compatibilidad con tesauros multivaluados, que amplía las posibilidades a la hora de describir un documento utilizando lenguaje controlado. Hasta ahora, la aplicación únicamente permitía asignar un término del tesauro por campo
Asimismo, se ha fusionado la versión portable Swing y la versión portable Web en un solo empaquetado, lo cual simplifica el uso de la herramienta y añade funciones de administración a la versión portable web.
También se ha mejorado la usabilidad de OpenProdoc, al añadir tres posibilidades que hasta ahora no existían: mover carpetas, mover documentos entre carpetas y cambiar los permisos de un documento sin tener que crear una nueva versión.
Cabe mencionar también la corrección de pequeños bugs.
Todos estos cambios consolidan a OpenProdoc como una opción libre y de código abierto a considerar seriamente por parte de aquellas organizaciones que estén buscando una solución de gestión documental profesional.
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