Zotero, un gestor bibliográfico libre y de código abierto

Publicado el 31 de octubre de 2017 por Guillermo en Software libre

Acabo de comenzar un doctorado sobre la conservación a largo plazo de los videojuegos y una de mis primeras tareas ha sido seleccionar una herramienta que me ayude a organizar las referencias bibliográficas. Después de comparar las diferentes opciones que tenía a mi alcance, elegí trabajar con Zotero, un gestor bibliográfico libre y de código abierto. Hoy te cuento qué me está pareciendo Zotero y cómo puedes empezar a utilizarlo tú también. Pero primero repasemos qué es y para qué sirve un gestor bibliográfico.

La necesidad de gestionar la información

Del mismo modo que una organización necesita gestionar sus documentos, un investigador necesita gestionar toda la información que recibe y produce. Las razones son las mismas en ambos casos: encontrar la información rápidamente y con la seguridad de que es fiable.

Los investigadores trabajamos con fuentes secundarias, es decir monografías, artículos de revistas científicas, comunicaciones a jornadas y congresos, informes y otro tipo de publicaciones elaboradas a partir del estudio de las fuentes primarias. La memoria es frágil y sería una locura pretender que, después de decenas de lecturas, recordásemos la página exacta de tal libro en la que está ese párrafo tan interesante, qué periodización propone ese autor al que leímos al comienzo de nuestra investigación o qué artículos consultamos para la elaboración de tal capítulo de nuestra tesis. Por este motivo, uno de los instrumentos más básicos del investigador es la ficha bibliográfica, en la que incluye la identificación de la fuente secundaria consultada, su localización y, eventualmente, notas sobre la lectura (resumen, citas, reflexiones, etc.).

Un gestor bibliográfico es una herramienta informática que sirve para insertar en una base de datos toda la información de una ficha bibliográfica tradicional, organizar y describir colecciones y exportar e importar datos. Aunque los gestores bibliográficos nacieron como aplicaciones de escritorio, su diseño en la actualidad está orientado al trabajo colaborativo a través de la red y las principales soluciones del mercado incluyen un servicio web, una aplicación de escritorio para PC y una aplicación para dispositivos móviles (tablets, smarthpones, etc.). Zotero no es una excepción.

Zotero, un gestor bibliográfico libre y de código abierto

Zotero es un gestor bibliográfico libre y de código abierto desarrollado por el Centro para la Historia y Nuevos Medios de la Universidad George Mason en Washington. Solo por este motivo ya destaca frente a gestores bibliográficos como Mendeley, que es privativo y quita a sus usuarios el control sobre sus datos.

Otra fortaleza de Zotero es que se trata de un programa multiplataforma. Tanto el servicio web como la aplicación de escritorio funcionan en GNU/Linux, Microsoft Windows y macOS, y cuenta con aplicaciones de terceros para dispositivos móviles Android, iOS y Ubuntu Touch. Debo decir que Zotero es el único gestor bibliográfico que he logrado hacer funcionar sin problemas en mi tablet BQ Aquaris M10 Ubuntu Edition, ya que ningún otro tiene una app para ese sistema.

Desde el punto de vista de las funcionalidades, Zotero se basa en cinco pilares:

1. Recopilar: Zotero trae más de treinta y cinco plantillas de fichas bibliográficas para que registremos las fuentes consultadas durante nuestra investigación. Aunque su uso está orientado sobre todo a monografías y artículos científicos, también permite guardar información de correos electrónicos, mensajes de un foro, mensajes instantáneos, archivos de audio, programas informáticos y otros soportes electrónicos. Cuenta también con conectores para los principales navegadores (Firefox, Chrome, Safari y Opera) que permite registrar automáticamente el contenido que estemos consultando.
2. Organizar: Todo el contenido registrado en Zotero se muestra en una única interfaz. Dentro de nuestra biblioteca, podemos organizar las referencias en un árbol de carpetas similar al de los navegadores de archivos a los que estamos acostumbrados. La herramienta permite asignar etiquetas a estas referencias, de manera que podamos filtrar las búsquedas tanto por el contenido de alguno de los campos (título, autor, etc.) como por palabras clave.
3. Citar: Citar es una de las labores más tediosas al redactar un trabajo de investigación, especialmente porque cada editor establece su propias normas y tenemos que estar modificando constantemente el texto. Zotero realiza este trabajo por el investigador, ya que permite copiar citas individuales y bibliografías enteras. Además, se integra de forma nativa con CSL (Citation Styles Language), un lenguaje abierto basado en XML desarrollado con la colaboración de Zotero gracias al cual se puede exportar las citas y las bibliografías en más de 8.000 estilos diferentes.
4. Sincronizar: Zotero dispone de un cliente web a través del cual podemos sincronizar los datos de los diferentes dispositivos en los que trabajamos. Ésta es una funcionalidad particularmente útil para las personas que nos movemos mucho y trabajamos en varios equipos.
5. Colaborar: Como he comentado más arriba, Zotero permite el trabajo colaborativo a través de la red. Una de las características del programa es la posibilidad de crear grupos (tanto privados como públicos) para trabajar conjuntamente en la elaboración de bibliografías. A través del cliente web, también podemos descubrir grupos públicos o usuarios afines e interactuar con ellos.

El cliente de Zotero es muy intuitivo y fácil de utilizar. Está dividido en cinco áreas de trabajo:

1. Una barra de menú que ofrece acceso a todas las funcionalidades de la aplicación, agrupadas en cuatro menús desplegables: Archivo, Editar, Herramientas y Ayuda.
2. Una barra de herramientas con acceso rápido a las funcionalidades más habituales.
3. Una columna de navegación donde se muestran las colecciones a las que tenemos acceso, los ítems duplicados, los ítems sin archivar, la papelera, la nube de etiquetas y un filtro de etiquetas.
4. Una columna central que muestra los ítems que contiene la colección en la que estamos navegando.
5. Una última columna que muestra la ficha del ítem seleccionado.

Al tratarse de una herramienta libre y de código abierto, podemos descargar tanto el cliente como el servidor sin coste alguno. El código para instalar un servidor de Zotero está disponible en el repositorio de GitHub. Si no quieres montar tu propio servidor, Zotero ofrece las siguientes suscripciones a sus servicios web:

1. Hasta 300 MB: Gratuito.
2. Hasta 2 GB: 20 USD anuales.
3. Hasta 6 GB: 60 USD anuales.
4. Ilimitado: 120 USD anuales.

El cliente y los conectores oficiales de Zotero son completamente gratuitos, y lo mismo ocurre con la mayoría de apps para dispositivos móviles.

Empieza a utilizar Zotero

Para comenzar a utilizar Zotero, lo primero que tienes que hacer es crear una cuenta en la web oficial del proyecto. Esta cuenta te permitirá sincronizar las referencias entre los distintos equipos que utilices y acceder al resto de servicios en línea, como los grupos.

Una vez dispongas de tu cuenta, debes descargar e instalar el cliente para PC. El proceso de instalación varía en función del sistema operativo y, en caso de duda, puedes consultar las instrucciones de instalación en la documentación oficial. Ten en cuenta que, aunque el servidor te permitirá sincronizar las referencias entre tus diferentes dispositivos, la conexión a internet no es obligatoria para trabajar con el cliente de escritorio.

El tercer paso es instalar el conector de Zotero para nuestra navegador web, que se realiza desde la página desde donde hemos descargado el cliente para PC.

En una distribución GNU/Linux derivada de Debian (como Ubuntu o Linux Mint), la manera más rápida de obtener e instalar el cliente para PC y los conectores es escribiendo los siguientes comandos en la terminal del sistema (Ctrl + Alt + T):

sudo apt-get install zotero-standalone
sudo apt-get install libreoffice-zotero-integration
sudo apt-get install xul-ext-zotero

Finalmente, te recomiendo que revises las aplicaciones disponibles para cada uno de tus dispositivos móviles y las instales. Además de las aplicaciones mencionadas en ese listado, existe la aplicación para Ubuntu Touch de la que he hablado más arriba, desarrollada por Michael Marcinkowski.

Una vez completados estos pasos, estarás listo para trabajar con Zotero, un gestor bibliográfico libre y de código abierto, multiplataforma, intuitivo y preparado para el trabajo colaborativo.