Supuestos inconvenientes del software libre de gestión documental

Publicado el 5 de septiembre de 2017 por en ECM, Software libre

Hace unos días leí un artículo titulado Ventajas e inconvenientes de una gestión documental open source. El autor confunde software libre con software gratuito y afirma que el software libre no tiene soporte, es menos seguro y ofrece menos funciones. No es la primera vez que leo o escucho estas afirmaciones, así que he decidido escribir una entrada sobre los supuestos inconvenientes de las herramientas de gestión documental de código abierto para que tengáis el punto de vista de una persona que se dedica profesionalmente a implementar este tipo de soluciones.

“Los sistemas propietarios proporcionan a los usuarios más funciones”

El primero de los inconvenientes que señala el artículo es que los programas de gestión documental libres tienen capacidades limitadas. Señala el autor que estos programas se integran peor con aplicaciones de terceros, limitan el número de documentos que se puede subir y ponen marcas de agua en los documentos. Conozco los principales ECM open source del mercado (Alfresco, Nuxeo, OpenKM y OpenProdoc, entre otros) y ninguno de ellos encaja en esa descripción.

Una de las principales ventajas de este tipo de soluciones es su interoperabilidad. Desde el punto de vista de la arquitectura, estas herramientas están construidas para integrarse fácilmente con múltiples aplicaciones, repositorios y sistemas. Suelen estar desarrolladas en Java, lo que posibilita su ejecución como servicio en servidores y contenedores de aplicaciones Java como Tomcat, Jetty, JBoss y OSGi, así como su compatibilidad con un amplio ecosistema de software de código abierto. De hecho, estas aplicaciones están concebidos como sistemas modulares que conectan diferentes programas de terceros (Lucene, Solr, Tesseract, jBPM, Bonita BPM, Hibernate, PostgreSQL, LibreOffice, etc.) con un núcleo, al que el usuario accede por medio de una interfaz gráfica. Algunas de ellas también soportan CMIS (siglas en inglés de Content Management Interoperability Services), un estándar abierto aprobado por OAIS que permite la interoperabilidad entre diferentes sistemas de gestión de contenidos.

Estas aplicaciones no limitan el número de documentos que se puede subir. Al igual que ocurre con los programas privativos, el volumen de documentos que podrá manejar el usuario dependerá solamente del espacio reservado para el repositorio en el servidor. Se trata, por lo tanto, de una cuestión relacionada con el hardware del que disponga la organización (o el servicio que haya contratado si se ha decantado por una solución de gestión documental en la nube), no con la aplicación escogida.

Todavía no he trabajado con ningún software de gestión documental libre que ponga marcas de agua en los documentos contra la voluntad del usuario. Las herramientas que conozco que hacen eso son software privativo que el desarrollador ofrece de forma gratuita con limitaciones como ésa para que el usuario se vea forzado a comprar la versión completa del software. Una limitación así no tendría sentido en un gestor documental libre: al disponer de la libertad de ejecutar, estudiar, mejorar y distribuir el código, nada impediría que los usuarios eliminaran las marcas de agua obligatorias y subieran un fork del programa sin esa limitación tan molesta.

Infografía: 5 falsos mitos sobre el software libre

“Un sistema de gestión documental open source es menos seguro”

El segundo de los inconvenientes que señala el artículo es que los ECM libres están por detrás de los ECM privativos en materia seguridad. Se trata de un argumento muy utilizado por los vendedores de software privativo, plenamente conscientes de la importancia cada vez mayor que los usuarios le otorgan. Y no es para menos. Pero, ¿realmente compromete el software libre la seguridad?

Como expliqué hace unos meses en otra entrada, el software libre no solamente no compromete la seguridad, sino que la hace accesible a todo el mundo. La seguridad por oscuridad, como se conoce al principio de seguridad que utiliza el secreto de diseño y de implementación para garantizar la seguridad, no es eficaz. En cambio, publicar el código permite que se pueda detectar y corregir antes las vulnerabilidades del programa, lo que explica que organizaciones como los grandes bancos utilicen cada vez más software libre.

El artículo afirma abiertamente que “la mayoría de los sistemas de gestión open source no encriptan los documentos”. Las soluciones con las que más estoy trabajando últimamente, OpenKM y OpenProdoc, permiten encriptar la información sin software adicional. Ocurre lo mismo con Alfresco y Nuxeo. No niego que puedan existir herramientas de gestión documental libres sin esta funcionalidad, pero no las conozco y las principales opciones que encontramos en el mercado la traen de forma nativa.

Programa de gestión documental

“Muchos sistemas de gestión documental open source no ofrecen ayuda técnica ni servicio al cliente”

Otro de los inconvenientes que resalta el artículo es la falta de soporte de las aplicaciones de gestión documental de código abierto. Pues bien, todos los ECM open source que conozco cuentan con soporte profesional: OpenKM, OpenProdoc, Alfresco, Nuxeo y SeedDMS. Ocurre lo mismo con soluciones pensadas para archivos históricos, como AtoM y Archivematica. También en el terreno de las bibliotecas encontramos aplicaciones de código abierto con soporte profesional, como Koha.

Por supuesto, el usuario tiene la total libertad de descargar gratuitamente el programa y encargarse de instalarlo, configurarlo y administrarlo con sus propios conocimientos. Sin embargo, hay empresas o profesionales autónomos detrás de estos programas que ofrecen al usuario la posibilidad de contratar servicios asociados al programa, como pueden ser la instalación y configuración del mismo, soporte técnico, desarrollos a medida, etc. Muchas veces no se entiende bien por qué a un fabricante de software le sale rentable compartir el código que tantas horas de trabajo le ha costado desarrollar y se tiende a pensar que quizá el programa no es lo suficientemente bueno para comercializarse. Esta venta de servicios adicionales es, precisamente, el modelo de negocio con software libre y de código más extendido.

Otra forma cada vez más popular de hacer rentable un proyecto de software libre es ofrecer al cliente la posibilidad de utilizarlo en la nube a cambio de una suscripción. En este modelo, también conocido como SaaS (Software as a Service), el proveedor está cobrando la instalación y configuración del programa, el almacenamiento de los datos, el hardware, la administración del servidor, la actualización del software, además de otros servicios que se acuerden entre el cliente y el proveedor. Es una fórmula atractiva para organizaciones que quieren probar el software antes de decidirse a desplegarlo en sus propios servidores, con el coste que eso conlleva, y para organizaciones que no cuentan con recursos para administrar un servidor, garantizar la seguridad de su información, etc.

Además, la libertad de distribuir el código implica que ninguna empresa tiene el monopolio del mismo, por lo que el consumidor puede elegir entre una oferta de servicios más amplia y descartar aquellos proveedores con precios menos competitivos.

Espero que esta entrada haya aclarado algunas ideas erróneas sobre el software libre de gestión documental, al que se le atribuyen inconvenientes que realmente no tiene. Si quieres saber más sobre las posibilidades de este tipo de herramientas, te recuerdo que del 2 al 20 de octubre hablaré sobre el tema en un curso online de 20 horas organizado por la Asociación de Archiveros de Castilla y León.

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