Cómo calcular el ROI de un proyecto de gestión documental

Publicado el 22 de agosto de 2017 por Guillermo en ECM, Intervención social

Hoy te voy a explicar cómo calcular el retorno de la inversión o ROI (siglas en inglés de return on investment) de un proyecto de gestión documental. El ROI te indica cuánto dinero ganas (o pierdes) por cada euro invertido. Se trata de un dato esencial para estimar el valor que un proyecto determinado aportará a tu organización y tomar decisiones de la forma más objetiva posible. Los proyectos de gestión documental tienen fama de ser caros, pero cuando calculamos su ROI vemos que ofrecen un gran rendimiento desde el punto de vista financiero, derivado sobre todo de la reducción de costes.

Fórmulas para calcular el ROI de un proyecto de gestión documental

La fórmula más simple para calcular el ROI es: ROI = Nuevos ingresos / Coste del proyecto. Así, un proyecto que genere 10.000 euros en nuevos ingresos y cueste 5.000 euros, tendría un ROI de 2 euros. En otras palabras, ese proyecto generaría un beneficio de 2 euros por cada euro invertido.

Aunque los proyectos de gestión documental pueden generar nuevos ingresos, muchos de ellos únicamente reducen costes, por lo que es más habitual utilizar la fórmula siguiente: ROI = Reducción de costes / Coste del proyecto. Así, un proyecto que genere un ahorro de 50.000 euros y cueste 10.000 euros, tendría un ROI de 5 euros. En otras palabras, ese proyecto generaría un beneficio de 5 euros por cada euro invertido.

¿Y qué pasa si el proyecto reduce costes y genera nuevos ingresos? En ese caso, utilizarás la siguiente fórmula: ROI = (Reducción de costes + Nuevos ingresos) / Coste del proyecto. Así, un proyecto que cueste 10.000 euros y genere 10.000 euros en nuevos ingresos y un ahorro de 50.000 euros, tendría un ROI de 6 euros. En otras palabras, ese proyecto generaría un beneficio de 6 euros por cada euro invertido.

Como ves, el denominador es siempre el coste del proyecto y en el numerador puedes tener los nuevos ingresos, la reducción de costes o la suma de ambas variables.

Para calcular el ROI, debes determinar primero el coste del proyecto de gestión documental, así como los nuevos ingresos y/o la reducción de costes que posibilitará ese proyecto.

Los conceptos más comunes que se tienen en cuenta en el coste de un proyecto de gestión documental son:

• Mano de obra: Coste de la mano de obra = Horas de trabajo x Coste de la hora de trabajo.
• Solución informática: Coste solución informática = Coste software + Coste hardware.
• Servicios no tarifados en horas (formación, soporte anual, almacenamiento en los servidores del proveedor si optas por una solución en la nube, etc,).

Los costes que reduce un proyecto de gestión documental varían en función del alcance y el objetivo del proyecto, pero suelen ser:

• Horas de trabajo: Reducción de costes del trabajo = Coste de la hora de trabajo x Horas ahorradas.
• Consumo de papel y tinta: Reducción de costes de papel y tinta = Coste de la impresión x Impresiones no realizadas.
• Espacio de almacenamiento: Reducción de costes de almacenamiento = Coste del metro lineal de almacenamiento x Metros lineales no utilizados.
• Otros gastos generales (armarios, carpetas, archivadores, bolígrafos, etc.).

Los nuevos ingresos que puede generar un proyecto de gestión documental son muy variados. Un caso típico es el de una organización que adquiere un software de gestión documental para su propia documentación y posteriormente ofrece a sus clientes la posibilidad de disfrutar de esa solución en la nube a cambio de una cuota anual. Los nuevos ingresos obtenidos de esta manera se calcularían con la siguiente fórmula: Nuevos ingresos = Número de usuarios de clientes x Beneficio de cada usuario.

¿Lo vemos con unos ejemplos prácticos?

Ejemplo 1: Gestión electrónica de las facturas y los albaranes

Namek Logistics es una empresa de servicios logísticos y uno de sus clientes le ha pedido que archive las facturas y los albaranes de los productos que salen de su almacén. Para proporcionar este servicio en papel, Namek Logistics gasta cada mes 40 horas de trabajo (11 euros/unidad), 6.000 impresiones (0,02 euros/unidad) y 10 carpetas (2 euros/unidad).

El responsable del Servicio de Atención al Cliente contacta con un consultor de gestión documental para saber cuánto costaría implementar un software para gestionar esta documentación electrónicamente y qué reducción de costes puede esperar. El consultor le indica que el coste total de la solución sería de 3.150 € anuales el primer año y 900 € anuales a partir del segundo. Con esta solución, Namek Logistics ahorraría cada mes 36 horas de trabajo, 6.000 impresiones y 10 carpetas

¿Cuál sería el ROI el primer año y a partir del segundo año?

Sabemos que ROI = Reducción de costes / Coste del proyecto y cuál es el coste del proyecto el primer año y a partir del segundo. Antes de calcular el ROI, nos falta determinar la reducción de costes anual:

1. Reducción de costes = (Reducción de costes del trabajo + Reducción de consumo de papel y tinta + Reducción de coste de carpetas) x 12
2. Reducción de costes = (Coste de la hora de trabajo x Horas ahorradas + Coste de la impresión x Impresiones no realizadas + Coste de la carpeta x Carpetas no utilizadas) x 12
3. Reducción de costes = (11 x 36 + 0,02 x 6.000 + 10 x 2) x 12
4. Reducción de costes = 536 x 12 = 6.432

Con estos datos encima de la mesa, podemos estimar que este proyecto de gestión documental tendría un ROI de 2,04 € el primer año y 7,15 € el segundo año.

Ejemplo 2: Reducción de riesgos legales

Tiresias es una cooperativa de resolución alternativa de conflictos. Esta organización trata habitualmente datos de carácter personal de menores, que según la Ley 26/2015 requieren medidas de seguridad de nivel alto. Estas medidas están desarrolladas en el Real Decreto 1720/2007, que establece que “el responsable del fichero elaborará un documento de seguridad que recogerá las medidas de índole técnica y organizativa”.

Tiresias pregunta a un consultor de gestión documental cuánto le cobraría por elaborar el documento de seguridad. Éste le ofrece un presupuesto de 300 € y le informa de que no disponer del mismo se considera una infracción grave y está sancionado con multa de 40.001 a 300.000 euros según la LOPD.

La reducción de costes no siempre se deriva de la reducción de costes operativos. Gestionar adecuadamente la documentación reduce también el riesgo de incumplir el marco normativo y legal al que está sujeta la organización, cuyo incumplimiento suele ser sancionado con multas que aumentan en función de la gravedad.

Suponiendo que la sanción que recayera sobre Tiresias por no disponer del documento de seguridad fuera de 40.001 euros, ¿cuál sería el ROI de este proyecto?

Sabemos que ROI = Reducción de costes / Coste del proyecto y cuál es el coste tanto del proyecto como de la sanción, por lo que podemos calcular fácilmente este dato.

1. ROI = Reducción de costes / Coste del proyecto.
2. ROI = 40.001 / 300 = 133,34.

Así, cada euro invertido en el documento de seguridad, devolvería a Tiresias 133,34 euros en caso de que la Agencia Española de Protección de Datos inspeccionara su actividad.

Como señala Daniel Kahneman en su libro Pensar rápido, pensar despacio, los humanos tomamos decisiones de manera menos racional de lo que pensamos. Muchas veces nos dejamos llevar por nuestros prejuicios (“¿cómo voy a pagar eso por un programa para archivar facturas y albaranes?”, “¿cómo pretende cobrarme eso por cuatro horas de trabajo?”) y tomamos decisiones poco inteligentes desde el punto de vista financiero, como lanzarnos a por la oferta económica más baja o, directamente, descartar todos los proyectos presentados porque “son muy caros”. Calcular el ROI te permitirá centrar la atención sobre el valor que te devolverá una inversión determinada y, de este modo, comparar más objetivamente las diferentes opciones a tu alcance.

Espero que las fórmulas y los ejemplos de esta entrada te hayan resultado útiles y, como siempre, te animo a compartir tus opiniones y sugerencias en la sección de comentarios.