¿Cuál es el mejor programa de gestión documental?

Publicado el 18 de julio de 2017 por Guillermo en ECM, Software libre

Una de mis labores como consultor de gestión documental es ayudar a mis clientes a elegir el mejor programa para gestionar su documentación. Fíjate en que no estoy diciendo “el mejor programa de gestión documental”, sino “el mejor programa para gestionar su documentación”. Como norma general, no hay programas mejores que otros, sino programas que se adaptan mejor que otros a nuestras necesidades. Por eso, si me preguntas qué programa de gestión documental te recomiendo, me permitirás que te responda con otra pregunta: ¿cuál es el problema que quieres resolver?

Cómo seleccionar y evaluar un programa de gestión documental

Conocer bien las diferentes aplicaciones disponibles en el mercado no sirve de nada si previamente no hemos definido los requisitos técnicos, funcionales y de servicio que deberá cumplir el programa para solucionar el problema del cliente. ¿Es mejor un martillo o un destornillador? Depende de lo que vayamos a hacer: un martillo nos vendrá muy bien si queremos poner un clavo a la pared, pero buscaremos un destornillador si lo que queremos es quitar la carcasa de nuestro portátil (y que siga funcionando después, claro).

Los requisitos que tiene que cumplir un programa de gestión documental pueden ser de índole técnica, funcional o de servicio, dependiendo de la pregunta a la que responden:

• Los requisitos técnicos son aquellos que responden a la pregunta: ¿qué condiciones debe reunir el software para adaptarse a nuestra infraestructura informática? Por ejemplo: el programa debe ser compatible con el sistema operativo GNU/Linux.
• Los requisitos funcionales son aquellos que responden a la pregunta: ¿qué necesitamos que haga la herramienta? Por ejemplo: el programa debe permitir diseñar y lanzar flujos de trabajo.
• Por último, los requisitos de servicio son aquellos que responden a la pregunta: ¿qué servicios adicionales necesitaremos y de qué presupuesto disponemos? Por ejemplo: el programa debe contar con soporte técnico profesional.

Como es lógico, no todos los requisitos tendrán la misma importancia en tu proyecto. Si tu objetivo es automatizar el archivo de las facturas y los albaranes, descartarás de entrada cualquier programa que no sea compatible con un software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Por ello, siempre hay que ponderar estos requisitos y establecer si alguno es de obligatorio cumplimiento.

Si quieres saber más sobre el tema, te recomiendo que leas esta clarificadora serie de dos entradas de Joaquín Hierro en Biblogtecarios.

Con qué programas suelo trabajar

Aunque no te puedo decir cuál es el mejor programa de gestión documental, sí te puedo comentar con qué programas suelo trabajar.

Cuando fundé Nosturi, tenía muy claro que apostaría por un modelo de negocio open source. Siempre que existe una herramienta libre y de código abierto para solucionar el problema de mi cliente, le doy prioridad sobre su alternativa privativa. El programa de gestión documental (ECM) libre y de código abierto que más suelo implementar es OpenKM y, recientemente, también he comenzado a dar soporte a OpenProdoc. Ambos programas cuentan con las funcionalidades necesarias para gestionar la documentación de una organización, a saber:

• Captura, descripción, clasificación y búsqueda de documentos.
• Integración con OCR.
• Control de versiones de los documentos.
• Creación y automatización de tareas.
• Establecimiento de reglas de acceso.
• Establecimiento de reglas de conservación.
• Trazabilidad de los documentos durante todo su ciclo vital.

Desde el punto de vista de la arquitectura, estas soluciones están construidas para integrarse fácilmente con múltiples aplicaciones y sistemas. Todas ellas están desarrolladas en Java, que posibilita su ejecución como servicio en servidores y contenedores de aplicaciones Java, así como su compatibilidad con un amplio ecosistema de software de código abierto. De hecho, estas aplicaciones están concebidas como sistemas modulares que conectan diferentes programas de terceros con un núcleo, al que el usuario accede por medio de una interfaz gráfica.

Otra de las ventajas de estos programas es su buena optimización: en ambos casos, una instalación pequeña puede funcionar con tan solo 1GB de RAM.

Alfresco y Nuxeo también son dos alternativas interesantes a los ECM privativos, pero el coste de los servicios ofrecidos directamente por los fabricantes es más elevado y no todos los clientes con los que trabajo pueden afrontarlo. Debo admitir, además, que no me siento muy cómodo con la política de Alfresco, que ofrece un producto de código abierto con funcionalidades recortadas como gancho para que el cliente lo pruebe y se pase a la versión de pago. El propio Jeff Potts reconoce que sacaron al mercado Alfresco como software libre para conseguir más cuota de mercado y que “el código abierto no es uno de los principios rectores” de la compañía.

Otro programa con el que trabajo es AtoM, que permite a los archivos ofrecer a través de una plataforma web una descripción de su documentación ajustada a los estándares del Consejo Internacional de Archivos (ICA), como la norma ISAD(G). También estoy considerando comenzar a ofrecer soporte al programa de gestión de bibliotecas Koha.

Estas herramientas informáticas resuelven con una buena relación coste-efectividad la mayoría de situaciones que me encuentro en mi trabajo como consultor. Con todo, en ocasiones ninguno de estos programas cumple algún requisito importante del cliente y tengo que recomendar una herramienta con la que estoy menos familiarizado. Aunque todos tenemos preferencias, es importante recordar que no existe un programa de gestión documental mejor que los demás, sino un programa más adaptado a cada necesidad.

Espero que esta entrada te haya resultado interesante y, como siempre, te animo a compartir tus opiniones y sugerencias en la sección de comentarios.