¿A qué se dedica un archivero?

Publicado el 13 de junio de 2017 por en Descripción archivística, Preservación digital

¿A qué archivero no le han dicho alguna vez que no entienden a qué se dedica? Fechas como el Día Internacional de los Archivos, que se celebró el pasado 9 de junio bajo el lema “Archivos para la gente”, buscan visibilizar una profesión desconocida para la mayoría de la gente. El archivero está infrarrepresentado en los medios y, cuando aparece, suele ser de manera negativa, como muestra el estudio de Margarida Gómez Inglada y Jordi Amigó Barbeta sobre los archivos y el cine. Muchos no saben a qué nos dedicamos o, en el mejor de los casos, nos ven como “guardianes” que protegen la documentación de miradas indiscretas.

¿Qué es la archivística?

Un error típico es confundir los archivos y las bibliotecas. La Ley 16/1985, de 25 de junio, de Patrimonio Histórico Español, define los archivos como “los conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa”. Así, mientras que la biblioteca y el centro de documentación se ocupan de documentos reunidos de forma artificial, lo que llamamos colecciones, el centro de archivo ofrece conjuntos de documentos producidos de forma natural por las personas o entidades públicas o privadas en el desarrollo de sus funciones, lo que conocemos como fondos de archivo.

Los documentos que encontramos en los archivos evidencian la actividad de las organizaciones y personas que los produjeron. Esto les confiere un valor jurídico e histórico que obliga a asegurar su autenticidad, fiabilidad, integridad y usabilidad. Éste es, precisamente, el objetivo de la archivística.

Para conseguirlo, la archivística moderna se basa en los principios de procedencia y de orden original. Los documentos no se archivan sin más, sino que se clasifican y describen de modo que permitan reconstruir el contexto en el que fueron producidos. Estos documentos también se valoran, con el fin de determinar por cuánto tiempo hay que conservarlos. Unos se destruyen cuando pierden su valor jurídico; otros se conservan permanentemente cuando pierden su valor jurídico porque, además, reúnen un valor histórico.

Los documentos de conservación permanente son transferidos a archivos históricos. Estos archivos históricos son los más conocidos y los que más atención atraen, especialmente por parte de los investigadores, pero antes de llegar a un archivo histórico los documentos pasan por un archivo de oficina y un archivo intermedio. Un tipo de archivo de oficina en el que no solemos pensar son los archivos de empresa, los grandes olvidados cuando se habla de archivística.

La archivística se encarga también de la conservación de los documentos, que puede ser preventiva o curativa, así como de proporcionar acceso a los ciudadanos a los documentos. Aunque son los archivos los que hacen efectivo el derecho de acceso, hay que tener en cuenta que el alcance de ese derecho está regulado por políticas decididas fuera del ámbito del archivo. Restricciones tan comentadas en los últimos años como la del Archivo General del Ministerio de Asuntos Exteriores, acordada por el Consejo de Ministros, no tienen nada que ver con la voluntad del archivero, que en la mayoría de los casos es un profesional muy comprometido con la transparencia y el acceso universal a la información pública.

De hecho, sin gestión documental no hay garantías de que se crean los documentos adecuados para evidenciar la actuación de los entes públicos ni de que éstos mantienen su valor testimonial y jurídico a lo largo de todo su ciclo vital, por lo que podemos afirmar que sin archivos no hay transparencia.

Archivero cogiendo una caja con documentación

Entonces, ¿a qué se dedica un archivero?

La archivística es una disciplina amplia, por lo que tenemos diferentes perfiles de archivero. Entre sus tareas, encontramos las siguientes:

  • Transferencias de documentación.
  • Valoración, clasificación, descripción y conservación de la documentación.
  • Aplicación de las políticas de acceso.
  • Difusión de los fondos de archivo.
  • Atención a usuarios.

El archivo no es un lugar donde simplemente se almacena documentación. Para que el usuario pueda recuperar la información que busca, es necesario que los fondos, series y expedientes estén descritos. Este trabajo implica conocimientos de normas de descripción archivística como la familia ISAD (G), historia, legislación y, dependiendo de la antigüedad de los fondos, paleografía y diplomática.

La consolidación de la administración electrónica está conllevando que la gestión documental ya no se vea como un proceso situado al final del procedimiento administrativo, sino que se tenga en cuenta desde antes de que se cree el documento y se integre en la operativa diaria de la organización. Piensa que para dar de alta los documentos electrónicos en las nuevas plataformas, debe saberse de antemano cómo se va a clasificar, cuánto tiempo se va a conservar, qué metadatos se va a crear, etc.

Así, otra de las tareas del archivero puede ser asesorar profesionalmente sobre gestión documental a organizaciones y particulares. Cada vez nos encontramos más archiveros ejerciendo de consultores en proyectos de implantación de software de gestión documental, donde diseñan modelos de gestión documental a medida, seleccionan y valoran herramientas informáticas, forman al personal, etc. También pueden asesorar sobre cómo obtener o mantener una certificación ISO o cumplir con la normativa y legislación en materia de gestión documental, especialmente la Ley Orgánica de Protección de Datos y el Reglamento Europeo de Protección de Datos.

El hecho de que cada vez se produzca más documentación electrónica nativa también está cambiando la manera en que se conservan los documentos  y hagan falta especialistas en desarrollar estrategias de preservación digital para evitar la amenaza de la obsolescencia tecnológica y la falibilidad de los soportes digitales. Otro de los retos que plantea la gestión de documentos electrónicos es su sostenibilidad ambiental. El archivero juega un importante papel ahí, respondiendo preguntas como qué documentos debo producir, qué documentos debo conservar para siempre y cuáles puedo eliminar de mi centro de datos transcurrido un plazo, qué documentos debo mantener siempre accesibles en red y cuáles puedo almacenar offline y qué soportes de preservación digital son más convenientes.

2 respuestas a “¿A qué se dedica un archivero?”

  1. Barbara Rivero Martinez dice:

    Los archivos son evidencia del que hacer diario tanto de una institucion, como para las persona en cualquier lugar que se encuentre

  2. Dxiego González dice:

    Una duda os planteo. ¿Qué papel juega el archivero en la administración electrónica, una vez implantado el sistema de gestión documental electrónica. Entiendo que es pieza clave en el proceso de consultoría, pero después de implantarse el sistema… Cuál es su función? Gracias.

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