¿Es caro el precio de la consultoría de gestión documental?

Publicado el 21 de marzo de 2017 por en ECM, Nosturi

¿A qué autónomo no le han dicho alguna vez que su precio es caro? Cuando un cliente nos dice que cobramos demasiado, lo que nos está diciendo es que él no otorga a nuestros servicios el mismo valor que nosotros. Por eso, una de las tareas más importantes a las que me enfrento como consultor de gestión documental autónomo es conseguir que mis clientes comprendan el valor de mi trabajo.

¿Qué valor aporta el consultor de gestión documental?

El consultor de gestión documental es un experto en gestión documental que asesora profesionalmente sobre la materia a organizaciones y particulares.

Existe bastante demanda de este tipo de consultores para los proyectos de implantación de software de gestión documental (ECM), donde ayudan a la organización a diseñar su modelo de gestión documental y a seleccionar, parametrizar e implantar la herramienta que mejor se adapta a sus necesidades. Muchos proyectos de este tipo fracasan porque no tienen en cuenta que la selección e implementación del software es solamente una de las cinco etapas de las que se compone:

  1. Toma de requisitos.
  2. Análisis del contexto organizativo.
  3. Diseño del modelo de gestión documental.
  4. Selección e implementación del software.
  5. Gestión del cambio.

Infografía: Etapas de un proyecto de implantación de un software de gestión documentalEl consultor de gestión documental sabe resolver también las cuestiones que no son de orden tecnológico. Su asesoramiento asegura a las organizaciones que no están invirtiendo miles de euros en un software infrautilizado y desaprovechado por la plantilla, como suele ocurrir cuando únicamente se tiene en cuenta la tecnología.

Asimismo, el consultor de gestión documental puede validar sistemas de gestión documental, elaborar instrumentos de gestión documental, diseñar estrategias de preservación digital y asesorar sobre cómo adaptarse a la normativa de protección de datos u obtener una certificación ISO, por mencionar algunos ejemplos más.

Estos servicios requieren sólidos conocimientos de archivística, gestión de proyectos y análisis de procesos de trabajo. No existe una carrera que forme para este trabajo y, en mi caso, después de acabar mi Licenciatura en Historia, tuve que realizar dos cursos de postgrados: Especialista Universitario en Archivística de la UNED y Experto Universitario en Implantación de proyectos de gestión de documentos electrónicos (ERDMS) en la UOC.

Pero un buen consultor de gestión documental también debe mantenerse al día sobre el panorama jurídico, normativo y tecnológico. Aunque escribir una entrada a la semana en este blog me ayuda a estar actualizado, la formación continua es imprescindible y me preocupo por acudir a jornadas, leer las publicaciones de mis compañeros, etc. Donde más horas invierto es en conocer a fondo los programas informáticos sobre los que asesoro, las funcionalidades que se les va añadiendo y las nuevas soluciones que van apareciendo en el mercado.

El mercado de los ECM es complejo. Conocerlo a fondo y trabajar únicamente con software de gestión documental de código abierto como OpenKM me permite ayudar a mis clientes a encontrar soluciones más competitivas para lo que necesitan. Para que te hagas una idea, en algunos casos, el software que propongo es un 90% más económico que el software que estaba valorando mi cliente.

Un profesional tan especializado como el consultor de gestión documental ayuda a las organizaciones que están caminando hacia entornos de trabajo sin papel a tomar las decisiones correctas y a que su documentación se mantenga auténtica, fiable, íntegra y usable durante todo su ciclo vital, minimizando de este modo los riesgos de una mala gestión documental.

Riesgo de caída al vacío

¿Es caro el precio de la consultoría de gestión documental?

Aunque las tarifas de la consultoría varían dependiendo del proveedor, las más comunes se sitúan entre 60 y 150 € por hora. Sin embargo, no se cobra al mismo precio una consultoría de 2 horas que una consultoría de 2 meses y lo habitual es ofrecer paquetes de horas a un precio reducido. En esta tarifa está incluido el pago de la Seguridad Social, los equipos informáticos, la luz, el teléfono, las dietas y otros conceptos que la empresa se ahorra al contratar a un consultor externo, que pueden representar fácilmente entre el 10% y el 20% del coste de la hora.

¿Está justificado este precio? La pregunta que debemos hacernos es si una organización puede asumir los costes de una mala gestión documental. Ya he comentado lo caro que puede salir seleccionar un software inadecuado o no tener en cuenta el diseño del modelo documental ni la gestión del cambio. Ahora me gustaría que te preguntaras cuál es el riesgo de no encontrar o no producir un documento exigido por ley.

Las exigencias legislativas y normativas en materia de gestión documental varían en función del sector. En sectores tan regulados como la comercialización de medicamentos o la intervención social, las organizaciones deben rendir cuentas de que están operando conforme a la seguridad y confidencialidad establecidas. Esto se realiza por medio de informes de seguridad, comunicaciones de efectos adversos, acuerdos de confidencialidad, autorizaciones y otros documentos. En los casos más graves, no presentar la documentación adecuada a la administración puede acarrear sanciones de hasta 600.000 € y, eventualmente, la suspensión de su actividad.

Incluso un trabajador autónomo está obligado como mínimo a conservar las facturas que emite y recibe y a demostrar que cumple lo dispuesto en la LOPD y la LSSI. Si no puede justificar una deducción porque ha perdido documentación, tendrá que pagar la deuda tributaria más el 50% del impuesto no ingresado. Esta multa podrá ascender hasta el 150% del impuesto si la Agencia Tributaria considera que ha ocultado información deliberadamente. Por su parte, las sanciones impuestas por la Agencia Española de Protección de Datos van de los 600 € a los 600.000 €, dependiendo de la gravedad de la infracción.

Si la empresa ha implantado la ISO 9001 o 14001, no presentar al auditor la documentación solicitada puede costarle la certificación y los concursos públicos a los que le permite presentarse. No hace falta explicar lo desastroso que esto puede ser para empresas que reciben la mayoría de sus ingresos de la administración pública.

Cualquiera que haya trabajado alguna vez con un especialista en gestión documental puede corroborar que se trata de un un profesional que aporta mucho valor y que, por lo general, cobra poco. Las prácticas no remuneradas y los empleos mal pagados son el pan de cada día de los archiveros tanto en España como en otros países. Cambiar esta situación empieza por perder el miedo a reivindicar el valor de nuestro trabajo y ponerle el precio que merece.

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