Publicado el 8 de marzo de 2017 por Guillermo en ECM, Software libre
Hace unas semanas Joaquín Hierro me escribió para informarme de que estaba a punto de liberar la versión 2.0 de OpenProdoc. Ya conocía este software de gestión documental de código abierto y me pareció una gran noticia que su desarrollador estuviera preparando una actualización. Hoy te cuento qué novedades trae esta versión 2.0, disponible de forma completamente gratuita desde el lunes en el repositorio del proyecto.
OpenProdoc te resultará familiar si me lees habitualmente. Ya he publicado antes dos entradas hablando de este software: una en este blog, en la que explico cómo diseñar un modelo documental con esta herramienta, y otra en el blog de OpenExpo, en la que analizo varios ECM libres. Si no conoces OpenProdoc, la forma más fácil de definirlo es como un software documental de guerrilla.
¿Un software documental de guerrilla? OpenProdoc es un programa muy optimizado y que se distribuye en varias versiones, lo que permite desplegarlo en cualquier entorno y dedicarle muy pocos recursos de RAM y CPU. Su versión 1.2 contaba con tres modalidades: portable, cliente Swing y cliente web, a la que se hay que sumar la modalidad portable web multiusuario que trae su versión 2.0. Estas modalidades portables no requieren instalación y pueden ejecutarse en cualquier equipo que disponga de al menos 1 GB de memoria, Java 1.6 y, si optamos por la versión portable web, un navegador.
Esta posibilidad de utilizarlo sin instalación es toda una declaración de intenciones por parte de su desarrollador. Joaquín Hierro busca que la herramienta sea sencilla, fácil de utilizar tanto para el responsable de implementarla, que puede prescindir de la instalación, como para el administrador y el usuario final.
Mientras que otras herramientas requieren conocimientos técnicos para poder parametrizarlas, el panel de administrador de OpenProdoc cuenta con una interfaz muy intuitiva y permite configurar directamente todos los elementos del modelo documental. Para el usuario final, el uso del software es similar a los exploradores de archivos a los que está acostumbrado: la columna de la izquierda muestra el árbol de carpetas y la columna de la derecha informa sobre el contenido de estas carpetas.
Cuenta con todas las funcionalidades básicas de un software de gestión documental (clasificación y búsqueda de la documentación, control de versiones, gestión de metadatos y reglas de acceso, programación de tareas, etc.) y también permite importar documentos digitalizados con los OCR Kofax Capture o ABBYY FineReader. Además, OpenProdoc es un software de código abierto, por lo que se puede descargar libremente y cualquier persona puede colaborar en su desarrollo.
Como leemos en el repositorio del proyecto, la versión 2.0 añade las siguientes funcionalidades a las ya existentes en la versión 1.2:
Hasta ahora, la modalidad portable de OpenProdoc sólo permitía un usuario a la vez y en entornos de trabajo con más de un usuario había que decantarse por las modalidades Swing o web. A partir de esta actualización, varios usuarios pueden trabajar simultáneamente con el software sin que resulte necesaria su instalación, algo que lo diferencia del resto de ECM disponibles en el mercado.
Sería interesante que en el futuro permitiera también configurar flujos de trabajo y se integrara de forma nativa con OCR de código abierto como Tesseract, funcionalidades que esta versión todavía no trae. Con todo, esta versión 2.0 consolida a OpenProdoc como una opción a considerar por parte de organizaciones que busquen una solución de gestión documental libre y sencilla sin renunciar a la solidez ni a la seguridad.
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