Diseña un modelo documental con OpenProdoc

Publicado el 14 de febrero de 2017 por en ECM, Software libre

Ya he hablado alguna vez del software libre de gestión documental OpenProdoc y cuando esté disponible la versión 2.0 publicaré una entrada comentando todas las novedades que trae. Hoy quiero hablarte de una funcionalidad que me mostró Joaquín Hierro hace unos días cuando me estuvo presentando la nueva versión del programa: diseñar modelos documentales. Herramientas para modelar bases de datos hay muchas, como DBDesigner 4, pero hasta hora no conocía ninguna para modelar un modelo de gestión documental. Y, además, de código abierto.

La importancia del modelo de gestión documental

El modelo de gestión documental contempla qué documentos produce una organización en el desarrollo de sus actividades y qué tratamiento deben recibir a lo largo de sus diferentes fases para mantenerse auténticos, fiables, íntegros y usables.

Los elementos que lo conforman pueden variar en función del alcande del proyecto, el tamaño y el sector de la organización o, simplemente, el tipo de documentación. Con frecuencia, describe los requisitos de autenticidad e integridad, el ciclo vital, la clasificación, las reglas de acceso, las reglas de conservación y disposición y los metadatos, además de aspectos técnicos como la arquitectura del sistema y la selección y parametrización del software.

El diseño de este modelo es una de las etapas de los proyectos de implantación de un software de gestión documental, tal y como explico en la infografía a continuación, publicada en mi entrada Etapas de un proyecto de implantación de un software de gestión documental. Gracias a OpenProdoc, puedes diseñar este modelo de forma sencilla y revisarlo con tu cliente antes de plasmarlo por escrito.

Infografía: Etapas de un proyecto de implantación de un software de gestión documental

Modela con OpenProdoc

Todos estos elementos se pueden parametrizar en cualquier software de gestión documental profesional, pero hay varios motivos que hacen a OpenProdoc idóneo para diseñar un modelo:

  • Sencillez: Mientras que en otros programas tenemos que parametrizar muchos de estos elementos en ficheros XML, OpenProdoc permite tocarlos directamente desde el menú de administrador, con una interfaz fácil de utilizar.
  • Portabilidad: OpenProdoc está disponible en versión portable, lo que te permitirá trabajar sin tener que instalar el programa y llevar la demo para tu cliente en una memoria USB o un disco externo.
  • Exportación: OpenProdoc te permite exportar estas parametrizaciones.

OpenProdoc está disponible en tres versiones: portable, cliente Swing y cliente web. Para empezar a modelar, descarga la versión portable, que, como acabo de comentar, no requiere instalación y puedes ejecutar tanto desde el disco de tu ordenador como desde un disco externo o una memoria USB. Esta versión funciona en GNU/Linux, Windows y macOS, y solo requiere tener instalada una versión de Java igual o superior a la 1.5.

Captura de pantalla de OpenProdoc

Una vez descargado, tienes que descompromirlo y ejecutar el script Prodoc.sh (en Linux) o Prodoc.bat (en Windows). El programa te pedirá entonces un usuario y una contraseña, que la primera vez son “root” y “root”.

Captura de pantalla de OpenProdoc

Desde el menú de administración, puedes modelar los siguientes elementos del modelo documental:

  • ACL: Reglas de acceso.
  • Groups: Roles de usuarios
  • Users: Usuarios.
  • Object definitions: Series y tipos documentales.
  • Task Cron: Tareas programadas.
  • Task Events: Tareas de eventos.

Captura de pantalla de OpenProdoc

El tipo de ventana que se abre es igual en todos los casos. Te permite filtrar las clases existentes, añadir, eliminar, editar y copiar. Asimismo, puedes exportar una o todas en formato OPD, importar un archivo OPD o guardar la tabla en formato CSV. Si seleccionas Object definitions, por ejemplo, ves que puedes definir el nombre, si se trata de un tipo documental (Document) o serie (Folder), las reglas de acceso (ACL), qué trazabilidad debe guardar OpenProdoc (logs), etc.

Captura de pantalla de OpenProdoc

En definitiva, OpenProdoc no solamente es una opción a considerar para organizaciones que precisen un software de gestión documental sencillo y sólido, sino que además es una herramienta open source interesante para hacer pruebas de concepto.

¿Usas otra herramienta para diseñar modelos documentales? ¿Has probado OpenProdoc para modelar? ¡Cuéntanoslo en la sección de comentarios!

4 respuestas a “Diseña un modelo documental con OpenProdoc”

  1. Harold dice:

    Como puedo agregar metadatos desde un archivo xml a openkm?

    • Guillermo dice:

      ¡Bienvenido al blog de Nosturi, Harold! Agregar metadatos en OpenKM es muy sencillo. Solamente tienes que ir al panel de administración y seleccionar la sección de metadatos (el icono del cartabón y las tijeras). Una vez allí, seleccionas la opción “Edit metadata” y copias el contenido de tu fichero XML. Cuando hayas terminado, le das el botón “Edit”, ¡y listo! En caso de que no puedas acceder al panel de administrador o ver la sección de metadatos, es posible que tu perfil de usuario no tenga los permisos suficientes. En ese caso, dirígete primero al administrador de tu sistema para que te habilite el permiso.

  2. Renato dice:

    Queria saber si es que el openprodoc se puede utilizar dentro de un proyecto web, es decir que desde mi pagina web tenga una opcion donde pueda usar el openprodoc

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Este sitio usa Akismet para reducir el spam. Aprende cómo se procesan los datos de tus comentarios.