Evolución de las normas de descripción archivística

Publicado el 13 de diciembre de 2016 por en Descripción archivística

La descripción es una tarea fundamental para la recuperación de la información. Pese a que sin ella los archivos difícilmente podrían ofrecer a la sociedad el servicio que se espera de ellos, no recibió una atención destacable hasta la década de 1990. Una de las principales tareas pendientes de la descripción archivística era la normalización, que fue impulsada por el Consejo Internacional de Archivos (ICA). Hoy te propongo un repaso a la historia de las normas internacionales de descripción, que empieza en 1988 y continúa en nuestros días con la reciente presentación de RiC-CM (siglas en inglés de Records in Context Conceptual Model).

Origen y evolución de la familia ISAD (G)

Las normas internacionales de descripción del ICA, que hoy son tomadas como referencia en la mayoría de los archivos públicos y privados, son el fruto de un proceso de normalización que arrancó en 1988 con una reunión de expertos en Otawa organizada por los Archivos Nacionales de Canadá y el propio CIA y que tuvo continuidad en posteriores reuniones de trabajo y Congresos. El trabajo que entonces comenzaba se iba a ver influido en buena medida por el APPM (Archives, Personal Papers and Manuscripts), el MAD (Manual of Archival Description) y las RAD (Rules for Archival Description), procedentes del ámbito anglosajón, y dio sus primeros frutos en 1994, con la primera edición de la ISAD (G), siglas en inglés de General International Standard Archival Description (Norma Internacional General de Descripción Archivística).

Dos años más tarde vio la luz la primera edición de la ISAAR (CPF), siglas en inglés de International Standard Archival Authority for Corporate Bodies, Persons and Families (Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias). En los años 200 y 2004 fueron publicadas las segundas ediciones de la ISAD (G) y la ISAAR (CPF), respectivamente. 2008 supuso la aparición de la ISDF, siglas en inglés de International Standard for Describing Functions (Norma Internacional para la Descripción de Funciones) y de la ISDIAH, siglas en inglés de International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings (Norma Internacional para Describir Instituciones que conservan Fondos de Archivo).

Estas normas no son de obligado cumplimiento, pero son desarrolladas por la normatiuva específica de múltiples Estados. Entre ellos se encuentra el español, que las incorpora a sus archivos públicos mediante la NEDA 1/2016 (Norma Española de Descripción Archivística) y la Norma para la elaboración de puntos de acceso normalizados de instituciones, personas, familias y materias en el sistema de descripción archivística de los Archivos Estatales, que se suman a las normas técnicas de ámbito autonómico como el MDM (Manual de Descripción Multinivel), la NODAC (Norma de Descripción Archivística de Cataluña), la NOGADA (Norma Galega de Descrición Arquivística) y la ARANOR (Norma Aragonesa para la Descripción de Autoridades de Archivo).

La descripción multinivel

Una de las técnicas archivísticas consagradas por la ISAD (G) es la denominada descripción multinivel. En lugar de describir el fondo como un todo en una única descripción, ésta propone representarlo como un todo y sus partes en varios niveles de descripción, partiendo de lo general a lo concreto, es decir, comenzando por el fondo y continuando por las divisiones de fondo, la serie, las fracciones de serie, la unidad documental compuesta y la unidad documental simple. No siempre existen todos esos niveles documentales (es posible encontrar unidades documentales no pertenecientes a ninguna serie, fondos carentes de subfondos, etc.). Ni siquiera se espera que la descripción descienda hasta la unidad documental simple. Un archivo debe ante todo prestar servicio a los usuarios, por lo que siempre se dará prioridad al fondo y la serie y se estudiará los otros niveles posibles sólo cuando los recursos lo permitan.

La descripción multinivel se materializa en los instrumentos de descripción, cuyo tipo varía en función del nivel documental descrito. El primero de estos instrumentos es la guía, que ofrece información sobre los fondos deposittados en uno o varios archivos, así como sobre el propio centro. Entre los múltiples tipos de guías, tenemos el censo-guía, la guía de fuentes, la guía orgánica y la guía de archivos. Disponemos también del inventario, centrado en las series pertenecientes a cada fondo. Éste puede ser somero o analítico, dependiendo de la profundidad de la descripción. Por último, existe el catálogo, cuyo objetivo es proporcionar una descripción de unidades documentales compuestas y simples escogidas según criterios subjetivos.

De la descripción multinivel a la descripción multidimensional: RiC-CM

La familia de normas ISAD (G) ha supuesto un avance inédito en la normalización de la descripción archivística, pero estaríamos muy equivocados si pensásemos que con ellas se agota la labor del ICA. Como bien advertía Javier Baradillo (2011: 83, 95-96) en su día, “el punto de vista adoptado en 1993 [en el pleno de la Comisión de Normas de Descripción celebrado en Estocolomo] es difícil de reconciliar con las necesidades de los sistemas administrativos de archivo y con los retos planteados por la gestión del documento digital“. Hay que tener presente también que “las normas del ICA fueron creadas como reglas aplicables a los archivos históricos y son leídas y difundidas desde ese punto de vista, de modo que, en general, también son ignoradas por los proyectos de gestión documental“.

Consciente de ello, el ICA constituyó en 2012 un grupo de trabajo para producir un nuevo estándar que integre las normas ISAD (G), ISAAR (CPF), ISDF e ISDIAH en una sola y las actualice al actual contexto digital. De este grupo de trabajo ha surgido RiC-CM, cuya versión 0.1 fue presentada el pasado mes de septiembre en el Congreso de Seúl y se encuentra disponible en la web del ICA. Este nuevo modelo de descripción pone el acento en el contexto. En lugar de la descripción jerárquica que tenemos en la ISAD (G), propone una descripción multidimensional que, además de informar sobre el fondo al que pertenece el documento, representa la red de fondos de la que forma parte.

Referencias

BARADILLO ALONSO, Javier. Las normas de descripción archivística: Qué son y cómo se aplican. Gijón:, Trea, 2011.

5 respuestas a “Evolución de las normas de descripción archivística”

  1. Ángela Congost dice:

    Muy bien explicado, la información y las reflexiones que compartes muestran una gran profesionalidad. Me encanta el blog que gestionas, enhorabuena.

  2. Lorena Vergara dice:

    Buenos días Guillermo, hace poco comencé a leer tu blog, gracias por la info!!! soy estudiante de Archivología en Córdoba Argentina, y estaba intentando suscribirme pero me salta error, sabés que podrá ser?

    • Guillermo dice:

      Hola Lorena! Me alegra mucho que te resulte interesante el blog. El formulario de suscripción se había desconfigurado, pero ya funciona correctamente. Avísame si te sigue dando problemas!

  3. Antonio Rivera dice:

    Excelente material y abundante conocimiento. Trabajo para el Archivo General de la NAción de El Salvador y mi tarea es capacitar sobre normativa nacional de archivos y sobre Ley de Acceso a la Información, pero siempre me cuesta el poder transmitir y ahondar en el tema de las Normas Internacionales de Descripción, porque de repente los archivistas me dicen que es mucha información. Me ayuda bastante que tu buen amigo, lo dices de una manera mas entendible y claro. Suerte y gracias por tu blog.

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