Infografía: Etapas de un proyecto de implantación de un software de gestión documental

Publicado el 22 de noviembre de 2016 por en ECM, Infografías

Hoy en día, la tecnología es esencial para gestionar correctamente nuestra documentación, que cada vez más nace ya de manera electrónica. Sin embargo, la selección e implementación del software es una de las últimas etapas en un proyecto de implantación de un software de gestión documental. Primero es necesario haber diseñado un modelo de gestión documental ajustado a las necesidades de la organización. Y antes de eso hay que haber estudiado en profundidad su marco jurídico-normativo y sus procesos de trabajo.

En esta entrada te traigo una infografía describiéndote estas etapas. La he sacado del libro electrónico que publicaré dentro de unos días sobre la gestión documental en el sector de la intervención social.

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1. Toma de requisitos

Aunque no hay ochenta mil formas de gestionar correctamente la documentación, cada organización es un mundo y el consultor debe escuchar al cliente y asegurarse de que soluciona su problemática concreta. La primera etapa del proyecto será siempre definir con el cliente el alcance del proyecto. Los objetivos deberán ser SMART, es decir específicos, medibles, alcanzables, realistas y acotados en el tiempo.

2. Análisis del contexto organizativo

Antes de diseñar el modelo de gestión documental para nuestro cliente, necesitamos saber qué documentos produce (o debería producir y no está produciendo actualmente), quiénes los producen, cuánto tiempo tienen que conservarse, cuál es la forma más apropiada de clasificarlos, qué vocabulario deberemos utilizar para describirlos, etc. Para ello, analizaremos con detenimiento el marco jurídico y normativo de su sector y los procesos de trabajo de su organización. Yo sigo la metodología descrita en la ISO 26122.

3. Diseño de un modelo de gestión documental

Un software de gestión documental está condenado al fracaso sin un modelo que prevea cómo deben tratarse los documentos durante todo su ciclo vital para garantizar que sean auténticos, fiables, íntegros y usables durante todo su ciclo vital. Un consultor especializado en gestión documental y archivística diseñará este modelo y los instrumentos necesarios: cuadros de clasificación, calendarios de conservación, reglas de acceso, flujos de trabajo, esquemas de metadatos, etc.

4. Selección e implementación del software

Una vez que hemos acordado con el cliente un modelo de gestión documental adecuado al contexto en el que se produce sus documentos, podemos seleccionar el programa o los programas necesarios. Habrá que decidir también la arquitectura del sistema, el hardware necesario, si se va a optar por un proveedor de hosting o se van a almacenar los datos en las instalaciones de la organización, si hace falta desarrollo de código para incorporar alguna función específica, etc. Finalmente, instalaremos el software y lo parametrizaremos según lo previsto en el modelo de gestión documental.

5. Gestión del cambio

Es improbable que las personas que van a trabajar con la nueva herramienta saquen partido de ella si no comprenden cómo funciona, qué pueden hacer con ella que hasta ahora no podían y qué ventajas tiene. Por ello, la última etapa del proyecto se dedicará a formar a los usuarios.

La transformación digital no se apoya únicamente en la tecnología: toca también la cultura, las prácticas y los procesos de la organización. El proyecto fracasará si la organización no está concienciada sobre la importancia de la gestión documental, los usuarios finales sienten que el software no es práctica o los diferentes agentes involucrados en el proyecto no cooperan. Es posible prevenir estos problemas con metodologías de gestión del cambio como las que repaso en mi post “Gamificación, juegos serios y gestión del cambio”.

En definitiva, implantar un software de gestión documental va más allá de instalar un nuevo programa en un servidor. Comprender la importancia de un buen modelo de gestión documental es crítico en esta clase de proyecto y te aconsejo que trabajes siempre con un especialista en gestión de documentos electrónicos.

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