¿Cuándo necesito un software de gestión documental?

Publicado el 15 de noviembre de 2016 por en ECM, Software libre

Cada vez más organizaciones utilizan servicios de alojamiento de archivos en la nube para gestionar su documentación. Sin embargo, en la mayoría de los casos estamos hablando de repositorios documentales, no de software específico para la gestión documental. ¿Conoces bien la diferencia entre un repositorio y un software de gestión documental? ¿Sabes cuándo conviene adoptar una solución u otra?

Posibilidades y limitaciones de los repositorios documentales

Soy muy consciente de las posibilidades que ofrecen los servicios de alojamiento de archivos en la nube. Tanto es así que recientemente he dedicado varias entradas a hablarte de las funcionalidades de ownCloud y de sus ventajas con respecto a soluciones privativas como Google Drive, Microsoft OneDrive y Dropbox. Es una herramienta muy útil para sincronizar calendarios y contactos entre varios dispositivos, compartir archivos con tus compañeros y editar en línea un documento.

Incluso te puede servir para almacenar tus documentos electrónicos… siempre y cuando produzcas pocas series documentales diferentes.

Una serie documental agrupa todos los documentos con el mismo tipo documental producidos por el mismo órgano en el desarrollo de una misma función. Si tomamos como ejemplo una cooperativa de mediación y resolución de conflictos, dos series documentales diferentes serían todas las facturas emitidas a sus clientes y todos los expedientes de casos de mediación familiar. La ley establece que el plazo de conservación es de 5 años para las facturas y de 4 meses a partir de la fecha del cierre del caso para los expedientes de mediación. Además, los expedientes de mediación contienen información sensible sobre los usuarios que la cooperativa tiene la obligación de tratar con la máxima confidencialidad.

Salta a la vista que no se pueden tratar del mismo modo series documentales diferentes. La gran limitación de los servicios de alojamiento de archivos como ownCloud es que no permite realizar este tratamiento diferenciado que piden los documentos: almacenar documentación es una cosa, y gestionarla es otra.

¿Qué es un software de gestión documental?

Siguiendo con nuestra cooperativa de mediación y resolución de conflictos, un software de gestión documental (también conocido como ECM por sus siglas en inglés Enterprise Content Management) le permitiría, por un lado, establecer una regla para que las facturas se eliminaran automáticamente transcurridos 5 años desde su fecha de emisión y los expedientes lo hicieran al cabo de 4 meses desde su cierre. Por otro lado, el programa guardaría un registro de los documentos destruidos para que se pudiera saber que esos documentos existieron y que fueron eliminados conforme al marco legislativo y normativo. ¿Qué te parece?

Un ECM no se limita a almacenar documentos electrónicos, sino que les asigna metadatos en el momento de su entrada gracias a los cuales automatiza su gestión. Estos metadatos también agilizan la recuperación de la información cuando la necesitemos para rendir cuentas ante un auditor, un inspector o un tribunal, o simplemente para evaluaciones internas de calidad.

Algunos de los ECM más conocidos son Documentum (EMC), FileNet (IBM) y SharePoint (Microsoft), pero existen muchas alternativas libres en el mercado de los ECM. La más popular de todas es Alfresco, que según la consultoría independiente Forrester rivaliza con las soluciones privativas de IBM y EMC, pero también tienes Nuxeo, OpenProdoc, etc. En este post te explico tres maneras de empezar a utilizar Alfresco Community.

Entonces, ¿cuándo necesito un software de gestión documental?

Si buscas un programa para almacenar en línea archivos personales o tienes un pequeño negocio que sólo está obligado a conservar facturas, ownCloud te da todo lo que necesitas. Gracias a este programa no solamente vas a poder guardar los documentos electrónicos que te exige la ley, sino que además vas a poder trabajar en línea con tus compañeros, intercambiar documentación con tus clientes sin tener que utilizar el correo electrónico, etc.

Utilizar un ECM como Alfresco Community simplemente para almacenar archivos en un servidor sería como matar moscas a cañonazos. Pero en el momento en el que trabajas con series documentales diferentes y necesitas asegurar a toda costa la confidencialidad de los datos encomendados por tus clientes o usuarios, estos programas te pueden ahorrar más de un quebradero de cabeza. Y recursos. Muchos recursos.

Incluso hay situaciones en las que te puede interesar utilizar ambos programas a la vez. Puedes, por ejemplo, gestionar tu documentación electrónica con Alfresco Community y disponer de una cuenta de ownCloud para sincronizar calendarios y contactos entre tu ordenador, tu tablet y tu smartphone.

Espero haber aclarado bien la diferencia entre un repositorio documental y un software de gestión documental. Y, como siempre, te animo a compartir tus dudas y sugerencias en la sección de comentarios.

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