Gamificación, juegos serios y gestión del cambio

Publicado el 2 de noviembre de 2016 por en Transformación digital

En esta entrada te hablo de cómo puedes aprovechar la gamificación y los juegos serios para favorecer la gestión del cambio en tu organización. Pero antes veamos por qué es crítica la gestión del cambio en un proyecto de implementación de un nuevo sistema informático.

Importancia de la gestión del cambio

Conozco organizaciones que se han gastado decenas (e incluso cientos) de miles de euros en implementar sistemas informáticos infrautilizados y desaprovechados por la plantilla. Todas ellas tienen en común haberle dado poca importancia a la gestión del cambio. ¿Es razonable malgastar una inversión tan grande por no implicar, escuchar y preparar a los futuros usuarios de la tecnología?

Puede que uno se haga a una nueva versión de Outlook sobre la marcha o en una formación de una tarde, pero la situación es más compleja cuando se trata de programas que buscan un cambio de mayor calado en nuestra organización. La transformación digital no se apoya únicamente en la tecnología: toca también la cultura, las prácticas y los procesos de la organización.

Más allá de la formación

Hay muchas razones por las que el usuario final no utiliza o no aprovecha todo el potencial de un nuevo programa informático. La primera de ellas es que no está formado. Es improbable que las personas que van a trabajar con la herramienta saquen partido de ella si no comprenden cómo funciona, qué pueden hacer con ella que hasta ahora no podían y qué ventajas tiene.

Pero los factores por los que un proyecto informático fracasa no se limitan a la falta de formación de los usuarios finales. Por eso la gestión del cambio debe ir más allá de capacitarlos técnicamente.

La gestión del cambio comienza escuchando a todo el equipo e implicándolo en la estrategia de transformación digital de la organización. De nada sirve invertir una elevada suma de dinero en un nuevo software que no ahorra tiempo a los usuarios finales, tiene una interfaz gráfica poco amigable para ellos o, simplemente, no resulta práctico a pie de obra.

Una mala comunicación entre el área informática y el área de negocio o la limitación de recursos por parte del promotor son otros factores de riesgo para un proyecto. Digitalizarse es un objetivo ambicioso y toda la organización debe estar alineada para alcanzarlo.

Como escribió hace poco el director de operaciones de CoopDigital Stephen Foreshew-Cain, “transformación significa entender de qué es capaz tu gente, qué habilidades tiene y cómo aprovecharlas”. “Tiene que ver con la confianza y con decir a tu equipo que haga lo que piensa que es correcto”, concluía.

¿Qué tiene que ver todo esto con la gamificación y los juegos serios?

La gamificación consiste en utilizar el pensamiento y la mecánica del juego en contextos no lúdicos como la educación o el trabajo. La forma más habitual de hacerlo es mediante aplicaciones informáticas que introducen dinámicas propias de un juego, como por ejemplo un sistema de logros desbloqueables al repetir ciertas veces una determinada acción. Conocidas multinacionales utilizan este método de gamificación para fidelizar a sus clientes, otorgándoles recompensas a cambio de consumir varias veces sus productos o utilizar de forma continuada sus aplicaciones.

Durante la implementación de un software de gestión documental, una de las formas de gamificar el proyecto sería habilitar una función para que los usuarios desbloqueasen logros cuando inician diez flujos de trabajo, describen cincuenta series documentales o capturan doscientos documentos. Con esto, conseguiríamos:

  • Crear un entorno amigable en el que el usuario puede experimentar sin miedo a equivocarse.
  • Motivar al usuario a repetir muchas veces las acciones que tiene que aprender.
  • Asegurar que los privilegios de los usuarios se corresponden con sus conocimientos del programa, minimizando de esta manera los riesgos para los documentos.

Además de la gamificación, tenemos los juegos serios, juegos que permiten a los jugadores adquirir un conjunto de conocimientos y competencias reutilizables en contextos no lúdicos. Dentro de esta categoría, nos encontramos simuladores, videojuegos y juegos de mesa.

Los simuladores recrean situaciones de forma realista en un entono sin riesgo. Los más conocidos son los simuladores de vuelo, pero existen también simuladores de gestión empresarial, etc.

Los videojuegos, que muchos todavía perciben como un simple entretenimiento, nos ayudan a desarrollar habilidades fundamentales en nuestra carrera profesional, como defienden especialistas en recursos humanos en posts como “5 Gaming Skills That Will Level Up Your Career” y “The Professional Quest. Gamificating Your Career”. De hecho, en los últimos años hemos asistido a la eclosión de videojuegos para aprender programación (CodeCombat, Code & Conquer, etc.), música (Rocksmith, Yousician, etc.) o competencias empresariales (Triskelion, Pacific, Navieros, etc.), entre otros ejemplos.

Dentro de los juegos de mesa, nos encontramos con juegos serios nativos o juegos adaptados. Entre los primeros, cabe destacar Ethica, Innoplay, Égaru o Enkidu. Entre los segundos, quizá el caso más sonado sea Lego Serious Play, una metodología que emplea el famoso juego de bloques para facilitar procesos serios como la innovación empresarial o la mediación.

En un contexto de transformación digital, un juego serio puede servir tanto para detectar necesidades a nivel de los usuarios como para que los diferentes agentes involucrados en el proyecto comprendan que deben cooperar y qué recursos y habilidades pueden aportar cada uno para que tenga éxito.

Imágenes: Skitterphoto, 2benny, William Alves, Farley Santos, Chris Books, Samuel Mann.

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