Publicado el 5 de octubre de 2016 por Guillermo en Preservación digital, Transformación digital
La obligación de conservar las facturas en papel es una de las grandes dudas de los autónomos y las PYMES. Tampoco es algo que tengan claro en los comités de dirección de muchas multinacionales, que continúan dando instrucciones de guardar en papel las facturas emitidas a sus clientes, incluso cuando se trata de archivos enviados electrónicamente en formato Facturae. Nadie quiere jugársela con un tema dan delicado como la obligación de conservar las facturas. ¿Es obligatorio conservar las facturas en papel?
Esta obligación está regulada por la legislación siguiente:
Vamos directos al grano.
El RD 1619/2012 establece que “esta obligación podrá cumplirse mediante la utilización de medios electrónicos” mientras no comprometan la autenticidad, el origen, la integridad y la legibilidad de las facturas y aseguren que la Administración puede acceder a ellas en línea.
No hay ninguna obligación de archivar en papel las facturas emitidas o recibidas electrónicamente, ya sea vía EDI o correo electrónico. Tampoco la tenemos en el caso de las facturas enviadas en papel a nuestros clientes: al tratarse de archivos producidos por nuestro propio sistema informático, bastará con que podamos generarlos de nuevo a petición de un inspector. El duplicado en este caso deberá ser idéntico al original. Si prevés algún cambio de software en un plazo inferior a 5 años, puedes escanear estas facturas para mayor seguridad.
El artículo 7 de la Orden EHA/962/2007 dice que nos podemos deshacer de las facturas recibidas en papel cuando estemos en condiciones de garantizar al inspector que la copia digital que está viendo es idéntica al original. Para ello, deberemos utilizar un software de digitalización certificado por la Agencia Tributaria.
No solamente eso, sino que además las imágenes obtenidas deberán estar organizadas en una base de datos descrita de tal manera que el inspector pueda buscarlas por cualquiera de “todos los campos exigibles en la llevanza de los libros de registros incluidos en los artículos 62 y siguientes del Real Decreto 1624/1992”.
¿Compensa este esfuerzo quitarnos el archivo físico de las facturas recibidas? La respuesta varía en función de nuestro volumen de facturación. Si somos un autónomo o una PYME que está empezando, probablemente lo mejor sea limitarnos a guardar en archivadores estas facturas en papel. Si somos una PYME ya consolidada o una multinacional, nos compensará con creces implementar un sistema de certificación digitalizada.
En este caso, puede ser interesante automatizar el proceso de captura de metadatos implementando también un módulo de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) en nuestro software de gestión documental. Esta tecnología convierte a texto la imagen escaneada, localizan la información pertinente y la vuelcan en los campos previstos para ellos en nuestro sistema.
Depende:
No dudes en contactar conmigo si te has decidido a dejar de archivarlas físicamente y necesitas asesoramiento para asegurarte de que lo haces bien, o si te estás planteando utilizar software de digitalización certificada, reconocimiento óptico de caracteres o gestión documental.
Espero que esta entrada te haya resultado práctica y, como siempre, te animo a compartir tus dudas o sugerencias en la sección de comentarios.
Buenos días,
Acabo de leer su artículo sobre la conservación de facturas en una empresa.
Yo soy administrativa de una empresa y tengo duda si estoy haciendo bien el archivo de las facturas recibidas.
Por un lado, tenemos el archivo físico de facturas recibidas ordenadas por proveedor, aquí guardamos la factura del proveedor y le grapamos el albarán, certificado de calidad, y recibo de pago cuando nos llega por correo. Éstas facturas nos llegan tanto por correo ordinario (en tal caso sí que son originales) como por correo electrónico (a veces las imprimimos en blanco y negro por ahorro).
De esta manera tenemos todo lo relacionado con esta factura, albarán, pedido, certificado, pago…. y para nosotros es muy fácil localizarlos.
Por otro lado tenemos un archivo con una fotocopia de estas facturas recibidas ordenadas con un número que nos dá el programa de facturación automáticamente y correlativo para en caso que hubiera una inspección de hacienda.
La verdad es que desde ayer, por un comentario que escuché estoy dudando de si estamos haciendo bien, sobre todo lo de si sirve para algo lo del archivo de fotocopias de facturas para en caso de inspección de iva.
Espero sus noticias.
Muchas gracias
saludos,
Toñi
Hola Toñi,
La normativa indica que las facturas presentadas deben originales o que, en el caso de facturas digitalizadas, se debe garantizar que son idénticas a las originales. En principio, un archivo compuesto de facturas fotocopiadas no tiene validez.
Por lo que comentas, yo me plantearía gestionar de manera electrónica vuestro archivo de facturas recibidas. La conformación del expediente factura/albarán/pedido/certificado/pago probablemente se podría automatizar y, además, tendríais la posibilidad de recuperar el expediente por distintos criterios: proveedor, número del programa de facturación, etc. Las facturas recibidas en papel tendríais que seguir guardándolas salvo que optarais por la digitalización certificada, pero ahorraríais bastante tiempo y no duplicaríais trabajo (ahora estáis produciendo dos archivos).
No dudes en contactar conmigo si necesitas asesoramiento.
Gracias por escribir.
Un saludo!
Guillermo
Hola Guillermo, gracias por tu información y ayuda.
A partir de ahora dejaré de hacer el archivo con fotocopias de las facturas y dejaré las facturas originales físicas con albaranes etc.. y además los archivos escaneados en pdf de las mismas facturas originales, que son las que enviamos a nuestra asesoría para que las puedan contabilizar.
De momento no optamos por la digitalización certificada.
Espero que haya entendido bien.
Muchas gracias por todo
un saludo,
Toñi
Nosotros emitimos en PDF por correo electrónico y otras en papel, pero guardo cada factura en formato Word en el ordenador, y según lo que leo no estaría mal que solo la conserve en Word ya que puedo generarla de nuevo si me la pide un inspector. En cambio las recibidas algunas recibimos en papel y otras nos las mandan por correo electrónico y estas últimas las imprimimos en papel reciclado(por el lado contrario a imprimir hay documentación antigua que reciclamos como papel sucio), pero no estoy seguro si está bien que las guarde en ese papel que uso para reciclar o tengo que pedirlas en papel o imprimirlas a color en papel blanco. Las facturas recibidas son de una carpeta, no es mucho por eso no merece la pena digitalizar.
Hola,
Por lo que comentas, no sería necesario que continuéis imprimiendo en papel las facturas recibidas en formato electrónico. Las que habéis recibido en papel sí debéis conservarlas en ese formato, salvo que optarais por la digitalización certificada, que para organizaciones pequeñas es una opción demasiado costosa a día de hoy.
En cuanto a las facturas emitidas, puede haber buenos motivos para conservarlas tanto en Word como en PDF, pero habría que analizar concretamente vuestra forma de trabajar. A medida que vayáis aumentando vuestra facturación, también es posible que os interese implementar herramientas de código abierto para generarlas, clasificarlas y buscarlas de forma más eficiente.
Si necesitáis un asesoramiento más detallado, no dudéis en escribirnos a info[arroba]nosturi.es.
Gracias por comentar y un saludo,
Guillermo
HOLA QUISIERA SABER SOBRE LAS FACTURAS DE PAPEL QUE QUEDARON SIN UTILIZAR LAS PUEDO DESTRUIR?
Hola Carmen,
La respuesta depende de la legislación del país, de si se trata de facturas recibidas o enviadas, de si las facturas fueron recibidas originalmente en papel o en formato electrónico, de la antigüedad de las facturas, etc. Necesitaría disponer de toda la información para proporcionarte un asesoramiento con garantías. Si estás en España, puedes guiarte por las pautas que expongo en el artículo.
Gracias y un saludo!
Guillermo
Buen dia:
como deberia archivar las facturas fisicas de compras,ya que vienen con copias (usuario,sunat,copia transferible);las debo archivar por separado o juntas en un solo archivo
y como archivar las facturas electronica de compra ya que viene una sola copia en papel simple
gracias de antemano por la asesoria
pd:legislacion peruana