GONG: Software libre para la gestión de ONG

Publicado el 12 de julio de 2016 por en Intervención social, Software libre

Ésta es la última de una serie de tres entradas dedicada a la gestión documental en el sector de la intervención social, que traigo en respuesta a la consulta que me hizo Manuel en mi entrada “Software libre y colaboración entre archivos: tres historias y una reflexión” sobre soluciones de software libre para gestionar documentación en su ámbito profesional. Después de ver por encima la regulación de la gestión en este sector y cómo los Enterprise Content Management libres permiten cumplir este marco legal y normativo, hoy te voy a hablar del software dedicado para gestionar organizaciones del tercer sector tomando como ejemplo GONG, un software libre para gestión de ONG.

Software dedicado frente a software generalista

Los ECM libres como Alfresco, Nuxeo y OpenProdoc ofrecen funcionalidades que se pueden adaptar a organizaciones de cualquier sector y tamaño, desde una multinacional biotecnológica con miles de empleados hasta una pequeña cooperativa de mediación y resolución de conflictos con menos de cinco socios.

Frente a este tipo de soluciones generalistas, existen soluciones desarrolladas para un sector concreto: es lo que llamamos el software dedicado. Encontramos en el mercado muchas herramientas de este tipo para organizaciones del tercer sector, tanto privativas como libres.

Yo siempre recomiendo elegir software libre, porque la posibilidad de utilizar, compartir, estudiar y modificar libremente el código del programa lo convierten en una opción más personalizable y sostenible que el software privativo. Un ejemplo de software dedicado para gestión de organizaciones del tercer sector es GONG, desarrollado por Semilla de Software Libre con la financiación de la comunidad GONG, red.es, AECID, FEDER y Cenatic.

GONG, software libre de gestión para ONG

El propósito de GONG es centralizar en una única plataforma web la gestión de todos los procesos de las ONG, desde la gestión financiera hasta la gestión documental. Está especialmente diseñado para las organizaciones de cooperación al desarrollo, con un modelo de trabajo por proyectos, múltiples interlocutores (delegaciones en otros países, financiadores, contrapartes) y el manejo de grandes volúmenes de documentación administrativa y técnica.

La herramienta contempla la gestión de todas las fases de los proyectos de cooperación al desarrollo. Los usuarios acceden al proyecto en el que estén trabajando y pueden añadir, buscar y modificar documentos, asignar tareas a otros usuarios y completar tareas que les hayan sido asignadas. Con esto se logra tanto integrar la gestión documental en los procesos de trabajo como mantener el contexto de producción de los documentos.

GONG cumple muchos de los requisitos funcionales esenciales de un software de gestión documental para la intervención social, como la captura y búsqueda de documentos, el acceso en red a los documentos, la creación de tareas, la clasificación de documentos, el establecimiento de reglas de acceso y la integración con otros programas. De decidirte por este programa, sin embargo, no podrás disfrutar de funcionalidades muy interesantes que sí tienen los ECM, como son la asignación automática de metadatos durante todo el ciclo vital del documento, el establecimiento de reglas de conservación y disposición, el registro de documentos destruidos, etc.

Gong from Seis Hormigas on Vimeo.

“¿Entonces me conviene más un ECM generalista o un software de gestión dedicado?”

Depende. La selección del software es una de las últimas etapas en los proyectos de implantación de un software de gestión documental. Primero es necesario haber elaborado un modelo de gestión documental ajustado a las necesidades concretas de la organización. Y antes de eso hay que haber estudiado en profundidad su marco jurídico-normativo y sus procesos de trabajo.

Un software dedicado como GONG puede ser una buena opción si encuentras uno que se ajuste al 100% a la actividad de tu organización, pero si deja descubiertas necesidades importantes de tu organización o necesitas un gestor documental más potente, entonces seguramente te conviene un ECM como Alfresco. Mi recomendación es que huyas de empresas que quieran venderte su software y te dejes asesorar por un consultor documental: no hay un software mejor que otro, sino una solución diferente para cada problema.

Espero que esta entrada te haya resultado interesante. Si quieres saber más sobre la gestión documental en el sector de la intervención social, no dejes de leer las otras dos partes de esta serie de tres entradas: “Regulación de la gestión documental en el sector de la Intervención Social” y “Software libre de gestión documental para el sector de la intervención social”.

¡No olvides compartir tus experiencias o dudas sobre este tema en la sección de comentarios!

Una respuesta a “GONG: Software libre para la gestión de ONG”

  1. Manuel dice:

    Muchas gracias, Guille, por los posts relacionados con la intervención social y el tercer sector, en general. Una explicación muy clara para quienes no somos profesionales de la gestión documental. Sin duda, tenerla en cuenta me hará más fácil desarrollar mi futuro proyecto. Y cuenta conmigo si quieres profundizar en el Tercer Sector y la Intervención Social. Estamos en contacto. Saludos, Manuel.

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