Software libre de gestión documental para el sector de la intervención social

Publicado el 5 de julio de 2016 por en ECM, Intervención social

Ésta es la segunda de una serie de tres entradas dedicada a la gestión documental en el sector de la intervención social, que traigo en respuesta a la consulta que me hizo Manuel en mi entrada “Software libre y colaboración entre archivos: tres historias y una reflexión” sobre soluciones de software libre para gestionar documentación en su ámbito profesional. Después de ver por encima la regulación de la gestión en este sector, aquí te explico cómo los Enterprise Content Management libres permiten cumplir este marco legal y normativo.

Consideración previa

La mayoría de organizaciones dedicadas a la intervención social continúan trabajando con documentación en papel, pese a que la normativa ya no les obliga a ello. La legislación, que era el principal escollo para terminar de incorporar los avances que la tecnología ya posibilitaba, sanciona el derecho de los ciudadanos a comunicarse electrónicamente con las administraciones a partir de octubre de 2016. De hecho, ya hay trámites que no se pueden realizar en papel, como facturar a las administraciones importes superiores a los 5 000 €.

Además, digitalizar documentos e integrar su gestión dentro de los procesos de trabajo reduce significativamente los costes de una organización, de acuerdo a los estudios de consultorías independientes y empresas del sector. Esto se debe tanto al ahorro de tiempo, papel, consumibles, mobiliario y espacio como a la prevención de pérdidas de documentos, que pueden comprometer la imagen, los resultados e incluso la continuidad de una organización.

Para que la implantación del software de gestión documental que escojas tenga éxito, primero tendrás que comprometerte con la transformación digital de tu organización y redefinir sus procesos de negocio para ser capaz de desarrollarlos sin papel. Te recomiendo para ello que cuentes con un asesoramiento profesional como el que ofrece Nosturi.

Requisitos funcionales del software de gestión documental para la intervención social

Si te dedicas a la intervención social, un software de gestión documental debe permitirte cómo mínimo asegurar la confidencialidad de los datos sensibles, reducir considerablemente el tiempo que dedicas a tareas burocráticas y rendir cuentas en procedimientos administrativos o judiciales. Esto significa que tendrá que cumplir al menos los siguientes requisitos funcionales:

  • Garantizar la autenticidad e integridad de los documentos.
  • Captura y búsqueda de documentos.
  • Asignación automática de metadatos durante todo el ciclo vital del documento.
  • Acceso en red a los documentos.
  • Control de versiones de los documentos.
  • Creación de tareas.
  • Clasificación de documentos.
  • Establecimiento de reglas de acceso.
  • Establecimiento de reglas de conservación y disposición.
  • Registro de documentos destruidos.
  • Integración con otros programas (captura de documentos, conversión de documentos, firma electrónica…).

Por qué necesitas un ECM

Un explorador de archivos como el de Windows, OS X o Linux te permite clasificar los documentos electrónicos, trabajar en red con ellos y establecer diferentes permisos de acceso. Incluso te puede servir para búsquedas sencillas, pero vas a perder muchísimo tiempo en cuanto necesites recuperar un documento entre cientos de expedientes. Y, desde luego, no esperes que cumpla todos los requisitos que acabo de enumerar. No lo va a hacer. Un explorador no es un programa adecuado para gestionar documentos, aunque la voz inglesa “file manager” (“gestor de archivos”) sugiera lo contrario.

Existe software específico para lo que necesitas: los Enterprise Content Management, más conocidos por sus siglas ECM. Más que un programa, un ECM es una plataforma formada por varios programas. Cada uno de estos módulos tiene su propia funcionalidad (gestión documental, digitalización, business process management, conservación a largo plazo, e-mail archiving, etc.), que se ejecuta sobre los archivos almacenados en tu base de datos. Esto te permite crear, guardar, añadir, compartir, buscar, conservar y eliminar de forma más rápida y segura los documentos eletcrónicos de tu organización.

Imagina, por ejemplo, que gestionas casos de mediación relacional y familiar. La Ley 5/2012, de 6 de julio, de mediación en asuntos civiles y mercantiles, fija en cuatro meses el plazo de conservación de estos expedientes una vez terminada la mediación. Un ECM te permitiría, primero, establecer una regla para que estos expedientes se eliminaran automáticamente transcurridos 4 meses desde su cierre y, segundo, guardar un registro de los documentos destruidos para que se pudiera saber que esos documentos existieron y que fueron eliminados conforme al marco legislativo y normativo. Útil, ¿no?

ECM libres frente a ECM privativos

Algunos de los ECM más conocidos son Documentum (EMC), FileNet (IBM) y SharePoint (Microsoft). Existen muchas alternativas libres en el mercado de los ECM. La más popular de todas es Alfresco, que según la consultora independiente Forrester rivaliza con las soluciones privativas de IBM y EMC, pero también tienes Nuxeo, OpenProdoc, etc.

Todas estas herramientas cumplen los requisitos definidos arriba, así que al final la elección de una u otra dependerá de tus necesidades concretas. En cualquier caso, yo siempre recomiendo elegir software libre, que es aquel que ofrece la libertad de utilizar, compartir, estudiar y modificar el código del programa. Utilizando software libre, los recursos que dejas de gastar en licencias puedes dedicarlos a personalizar el programa con total libertad y a integrarlo con otras herramientas informáticas. Esta adaptabilidad es una de las mayores ventajas del software libre frente al software privativo, cuyo código, cerrado y rígido por definición, no admite modificaciones significativas.

Como profesional de la intervención social, te interesará también saber que el software libre contribuye a la sostenibilidad económica, ecológica y social. Disminuye los gastos de las organizaciones porque es más eficiente que el software privativo. Reduce el gasto energético y alarga la vida útil del hardware, cuidando de ese modo el medio ambiente. Y reporta beneficios a la sociedad en su conjunto, al dar libre acceso al software, compartir el conocimiento y fomentar la economía colaborativa.

Aquí encontrarás más información sobre las ventajas del software libre.

Además de los ECM, existe software de gestión dedicado para el sector de la intervención social. En mi próxima entrada te hablaré de las ventajas e inconvenientes de este tipo de soluciones y te presentaré el software libre para gestión de ONG GONG. Si quieres saber más sobre la gestión documental en el sector de la intervención social, no dejes de leer la primera parte de esta serie de tres entradas: Regulación de la gestión documental en el sector de la Intervención Social.

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