Regulación de la gestión documental en el sector de la Intervención Social

Publicado el 21 de junio de 2016 por en Intervención social

Ésta es la primera de una serie de tres entradas dedicada a la gestión documental en el sector de la intervención social, que traigo en respuesta a la consulta que me hizo Manuel en mi entrada “Software libre y colaboración entre archivos: tres historias y una reflexión” sobre soluciones de software libre para gestionar documentación en su ámbito profesional. Antes de entrar en materia, tenemos que conocer la regulación de la gestión documental en este sector, que es de lo que voy a hablarte en esta entrada inicial.

Recopilación de leyes y normas

Éste es el marco legislativo y normativo que afecta a la gestión documental de una asociación que desarrolla su actividad en la Comunidad de Madrid:

  • Ley 43/2015, de 9 de octubre, del Tercer Sector de Acción Social.
  • Ley 27/2013, de 27 de diciembre, de racionalización y sostenibilidad de la Administración Local.
  • Ley 11/2003, de 27 de marzo, de Servicios Sociales de la Comunidad de Madrid.
  • Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
  • Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.
  • Ley Orgçanica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Persona.
  • Recomendación 1/2005, de 5 de agosto, de la Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid, sobre Archivo, Uso y Custodia de la Documentación que compone la Historia Social no informatizada por parte de los Centros Públicos de Servicios Sociales.
  • Normativa en materia de dependencia, extranjería y refugio, salud, educación, justicia, penal, familia, menores, mayores, igualdad, renta mínima, cooperación, seguridad social, voluntariado, etc., tanto a nivel estatal, como autonómico,  municipal y europea.
  • Código Deontológico del Trabajo Social (Colegio Oficial de Trabajadores Sociales).
  • La ética en el trabajo social: Declaración de principios (Federación Internacional de Trabajadores Sociales).

Si la organización se dedica a la mediación, hay que considerar también:

  • Ley 5/2012, de 6 de julio, de mediación en asuntos civiles y mercantiles.
  • Real Decreto 980/2013, de 13 de diciembre, por el que se desarrollan determinados aspectos de la Ley 5/2012 , de 6 de julio, de mediación en asuntos civiles y mercantiles.
  • Orden JUS/746/2014, de 7 de mayo, por la que se desarrollan los artículos 14 y 21 del Real Decreto 980/2013, de 13 de diciembre y se crea el fichero de mediadores e instituciones de mediación.
  • Ley 1/2007, de 21 de febrero, de Mediación Familiar de la Comunidad de Madrid.
  • Código de Conducta para los trabajadores sociales en el ejercicio de la mediación como acción profesional específica (Colegio Oficial de Trabajadores Sociales).

Qué documentos se producen

La actividad en el sector de la intervención social puede desarrollarse en el ámbito privado, como por ejemplo la resolución alternativa de conflictos. En este caso los expedientes se forman a partir de la documentación aportada por los usuarios o generada con ellos durante las sesiones de recogida de datos y de mediación.

Una adecuada gestión documental en la resolución alternativa de conflictos es necesaria, primero, para seguir los diferentes pasos del proceso de mediación, que incluyen la recepción y custodia de documentos, la recogida de datos y la redacción del documento de sesión inicial y de la sesión final. Segundo, para demostrar la conformidad de las partes con el inicio del procedimiento. Y, finalmente, para asegurar la confidencialidad de toda la información obtenida por los mediadores a lo largo del proceso. Los riesgos de una mala gestión documental para los mediadores incluyen su suspensión temporal o definitiva para ejercer y su expulsión del Colegio de Trabajadores Sociales.

Sin embargo, en la mayoría de los casos los trabajadores sociales gestionan los servicios y las prestaciones que proporcionan las administraciones, como la dependencia, las ayudas de comedor, el apoyo familiar, la vivienda social, la ayuda a los refugiados, etc. El desarrollo de cada una de estas funciones genera su propia documentación, como pueden ser impresos de solicitud, resoluciones, comunicaciones, documentos aportados por los propios usuarios, etc.

La gestión de estos servicios públicos puede estar externalizada en empresas, fundaciones, cooperativas o asociaciones, que acceden a ella por medio de un procedimiento de contratación administrativa o de una subvención asociada a un proyecto. Tanto la licitación como la solicitud de una subvención generan documentación específica antes, durante y después del desarrollo de la actividad.

Algunas problemáticas del sector

Como vemos, una parte considerable de la actividad en la intervención social se dedica a gestionar formalidades administrativas. Éste es uno de los factores que más influye en la frustración de los profesionales del sector, que perciben que toda esta burocracia les impide dedicar más tiempo y esfuerzos a trabajar con las personas y comunidades usuarias.

Además del marco legal y normativo, ya de por sí extenso, hay ciertas expectativas de la sociedad que debemos considerar a la hora de implementar su sistema de gestión documental. Entre ellas cabe destacar el principio de accesibilidad (sencillez del lenguaje empleado en sus comunicaciones, formularios traducidos a varios idiomas, diseño web accesible, etc.), la sostenibilidad medioambiental (que implica la reducción al máximo de la documentación en papel y la mejora de los procesos para que se produzca y custodie sólo la documentación imprescindible) y evitar a toda costa los problemas derivados de una mala gestión de los datos sensibles.

A todos estos requisitos específicos de la intervención social, habría que añadir los que se derivan de las funciones administrativas habituales en cualquier entidad.

No me quiero enrollar, así que termino aquí este acercamiento a la regulación de la gestión documental en el sector de la intervención social. En la segunda parte hablaré de cómo los Enterprise Content Management (ECM) libres como Alfresco, Nuxeo y OpenProdoc satisfacen los requisitos que acabo de mencionar.

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