El 48,6% de las empresas en España utiliza programas de gestión documental según el reciente estudio publicado por SoftDoit y la Asociación de Técnicos de Informática. Crece la demanda de herramientas informáticas de gestión documental y, con ella, la demanda de alternativas de código abierto que hagan accesible esta tecnología a organizaciones con menos recursos, como pueden ser entidades del tercer sector, pequeñas empresas, archivos históricos y bibliotecas. No es de extrañar entonces que el software libre de gestión documental haya experimentado un gran crecimiento en la última década. Hoy te traigo una infografía con las principales herramientas libres y de código abierto de gestión documental que puedes encontrar en el mercado y algunos datos importantes a la hora de seleccionar la mejor solución para tu proyecto.

 Infografía: Software libre de gestión documental

Tipos de software libre de gestión documental

Cuando hablamos de software libre de gestión documental, normalmente nos vienen a la cabeza los ECM (Enterprise Content Management). Estos programas sirven para gestionar los documentos y otros contenidos generados por una organización en el desarrollo de su actividad. A diferencia de los repositorios documentales, no se limitan a almacenar y servir documentos, sino que permiten controlar las versiones, establecer reglas de acceso y de conservación, definir flujos de trabajo, buscar mediante metadatos, automatizar procesos de negocio, etc. Las alternativas libres más conocidas son Alfresco y Nuxeo, pero también merecen atención Open Prodoc, SeedDMS y OpenKM, que es con la que estoy trabajando más últimamente.

Tenemos también herramientas específicas de descripción archivística, que sirven tanto para describir y como para difundir en la red los fondos de los archivos históricos. La más conocida de todas es AtoM, desarrollada a instancias de la UNESCO por el ICA, en colaboración con la Escuela Holandesa de Archivos y la compañía canadiense Artefactual Systems. Existen también Archon y ArchivesSpace.

Si lo que necesitamos es conservar a largo plazo nuestros documentos electrónicos, disponemos de una amplia variedad de programas de preservación digital, entre los que destacaría Archivematica, E-Ark y DPSP (Digital Preservation Software Platform). He incluido también Dioscuri, un emulador x86 desarrollado por instituciones holandesas para la preservación de videojuegos, y Morituri, que permite digitalizar pistas de audio de CD sin pérdida de información. Hay más programas que se pueden utilizar dentro de una estrategia de preservación digital, como los convertidores de formato y los antivirus, pero los he excluido deliberadamente de la infografía ya que no se trata de programas de preservación digital como tales.

Las tecnologías de reconocimiento óptico de caracteres, más conocidas como OCR (Optical Character Recognition), permiten automatizar procesos que impliquen captura de datos, como la tramitación de un pedido recibido por correo electrónico o el archivo de documentación. El OCR open source más preciso es Tesseract, creado por HP y desarrollado desde 2006 por Google. Existen también Cuneiform y GOCR.

Aunque no pertenecen a la categoría de software libre de gestión documental, me ha parecido interesante incluir los ILS (Integrated Library System) Evergreen y Koha para mostrar que las alternativas de código abierto se están consolidando también en el sector de las bibliotecas.

¿Está actualizado? ¿Tiene soporte?

A la hora de seleccionar un software libre de gestión documental no hay que mirar únicamente sus funcionalidades y cuánto nos va a costar implementarlo. Dos datos muy importantes en el proceso de selección son cuándo se actualizó el programa por última vez y si tiene soporte profesional del fabricante.

En unos casos el software libre de gestión documental se desarrolla de manera colaborativa entre varias instituciones o desarrolladores independientes con una necesidad común, mientras que en otros casos está respaldado por una empresa que apuesta por un modelo de negocio open source. El respaldo de una empresa no hace que un programa sea mejor, pero suele afectar a la periodicidad de las actualizaciones y al tipo de soporte que recibimos.

La informática evoluciona muy rápidamente y un programa que lleve más de un año sin recibir actualizaciones puede presentar problemas de compatibilidad e, incluso, de seguridad. La falta de actualizaciones también puede significar que la comunidad o el fabricante ha abandonado el proyecto y que no se le irá añadiendo funcionalidades ni mejoras.

La importancia del soporte profesional es muy relativa. Mi consejo es que te preguntes de cuántos conocimientos y recursos dispones para instalar, configurar y mantener el software con tus propios medios. Las organizaciones más independientes seguramente se las arreglen con los materiales de ayuda y los foros mantenidos por la comunidad, mientras que las organizaciones más dependientes requerirán el soporte del fabricante o, al menos, de una empresa especializada en ese software.

Como vemos, el 75% del software libre de gestión documental ha recibido actualizaciones en 2017 ó 2016 y disponemos de varias opciones si precisamos soporte del fabricante, sobre todo en el campo de los ECM.

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